Política de privacidad de Qualifio

Última actualización: noviembre de 2020, versión 1.1

En Qualifio nos tomamos muy en serio la protección de su privacidad.

Esta política de privacidad explica cómo recogemos, utilizamos y conservamos sus datos personales.

La protección de datos y el respeto a su privacidad forman parte de nuestros valores fundamentales. Por eso tratamos y protegemos sus datos personales de forma leal, transparente y conforme a la ley.

Al utilizar nuestros sitios web o aplicaciones, o al facilitarnos sus datos personales de cualquier otra manera, usted acepta las prácticas descritas en esta política de privacidad.

1. Información general

Esta política de privacidad la establece Qualifio SA (el «Responsable del tratamiento»), con domicilio social en Avenue Athéna 1, 1348 Louvain-la-Neuve (Bélgica), inscrita en el Banco-Carrefour de Empresas con el número BE 0822.741.924.

Esta política se aplica a todos los datos personales (en adelante, los «datos») que recogemos sobre usted para prestar los servicios que ofrecemos.

No obstante, con respecto a nuestros clientes, actuamos principalmente como Encargado del tratamiento. En ese caso, tratamos los datos personales siguiendo las instrucciones de nuestros clientes, que actúan como Responsables del tratamiento. Nuestras actividades como Encargado del tratamiento están reguladas por acuerdos contractuales y contratos de encargo del tratamiento (DPA, por sus siglas en inglés).

Por «datos personales» o «información personal» entendemos cualquier información que permita identificarle, directa o indirectamente, como persona física. Puede tratarse de información que le identifique por sí sola o en combinación con otros datos que recogemos o a los que tenemos acceso. Cuando se combinan datos personales con otros datos (por ejemplo, datos de contacto con datos de acceso a una cuenta o con información demográfica), el conjunto también se considera información personal.

Por «tratamiento» entendemos «cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción» (art. 4, apartado 2, del RGPD).

Con esta política queremos actuar con transparencia y cumplir tanto la ley belga de 30 de julio de 2018 relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (en adelante, la «Ley de privacidad») como el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (en adelante, el «Reglamento General de Protección de Datos» o «RGPD»).

Si desea hacernos llegar algún comentario sobre las prácticas que describimos a continuación, puede escribirnos a privacy@qualifio.com.

2. ¿Qué datos recogemos y cómo los obtenemos?

2.1 Contexto y medios de recogida

Podemos combinar los datos que recogemos por una vía (por ejemplo, un sitio web) con los que obtenemos por otra (por ejemplo, un evento presencial). Así obtenemos una visión más completa de nuestros clientes y podemos ofrecerle un servicio mejor y más personalizado.

Podemos recoger datos personales a través de:

• nuestro sitio web, en especial cuando utiliza la pestaña «Solicita una demo» o un formulario de contacto;
• cuando actuamos como Encargado del tratamiento para nuestros clientes, los sitios web dirigidos a consumidores que gestionamos y las páginas que administramos en redes sociales de terceros;
• formularios de registro que podemos recoger, en línea o fuera de línea, incluidos los enviados por correo postal o cumplimentados en eventos o concursos presenciales;
• nuestros concursos, eventos o campañas;
• terceros autorizados; y
• otras fuentes (por ejemplo, agregadores de datos externos).

Cuando actuamos como Encargado del tratamiento, son nuestros clientes, como Responsables del tratamiento, quienes determinan los fines y medios del tratamiento de los datos personales. En ese caso, le remitiremos a la política de privacidad del Responsable correspondiente.

2.2 Categorías de datos personales que nos facilita

2.2.1 Cuando actuamos como Responsable del tratamiento, procuramos limitar los datos personales que recogemos y conservamos a los que sean razonablemente necesarios para prestarle los servicios correspondientes.

• Datos de contacto personales: información que nos permite contactar con usted, como apellidos, nombre, número de teléfono o dirección de correo electrónico. En algunos casos incluye información que nos facilita sobre otra persona (por ejemplo, si nos da la dirección de correo de un amigo en un programa de recomendación).
• Datos de acceso a su cuenta.
• Información demográfica, si es necesaria (por ejemplo, fecha de nacimiento o edad).
• Idioma.
• Ciudad y país de residencia.
• Su cargo en la empresa.
• Información técnica de su equipo (por ejemplo, dirección IP, sistema operativo o tipo de navegador).
• Información sobre el uso del sitio web: cómo utiliza o navega por nuestros sitios web, aplicaciones y anuncios en línea, incluidos los enlaces en los que hace clic, las páginas que visita y durante cuánto tiempo, así como otra información o estadísticas similares, como la fecha y hora de la visita, el sitio desde el que llega y su actividad en el sitio.
• Contenido generado por el usuario: información que usted crea y comparte voluntariamente con nosotros (y quizá con otras personas) al subirla a alguno de nuestros sitios web o aplicaciones, incluidas nuestras páginas en redes sociales como, entre otras, Facebook.
• Información de redes sociales: datos de su perfil en una red social de terceros (como, entre otras, Facebook o LinkedIn) que usted permite que esa red comparta con nosotros.
• Otra información que podamos necesitar para un concurso, evento, campaña, formulario, funcionalidad u otro servicio concreto que usted utilice o solicite.

También podemos recoger datos no personales. Se denominan así porque no permiten identificarle ni directa ni indirectamente. Por tanto, podemos utilizarlos para cualquier fin, por ejemplo, para mejorar nuestro sitio web y nuestros productos, orientar nuestra publicidad o mejorar los servicios que ofrecemos.

2.2.2 Cuando actuamos como Encargado del tratamiento, tratamos los datos personales siguiendo las instrucciones de nuestros clientes, que actúan como Responsables del tratamiento. Estas actividades están reguladas por acuerdos contractuales y contratos de encargo del tratamiento (DPA). Los datos personales que Qualifio trata por cuenta de sus clientes pueden pertenecer a distintas categorías, entre otras:

• datos de identificación personal (apellidos, nombre, dirección postal, etc.);
• datos de identificación electrónica (dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección IP, dispositivo utilizado, etc.);
• datos sobre ocio e intereses;
• datos sobre estudios, formación y trabajo, etc.

En ese caso, le remitiremos a la política de privacidad del Responsable que determina los fines y medios del tratamiento.

3. ¿Con qué fines recogemos sus datos?

Como Responsable del tratamiento, Qualifio solo trata sus datos en la medida necesaria para los fines con los que se recogieron. Hemos definido esos fines y, conforme al principio de minimización de datos, solo tratamos los datos personales que resultan necesarios y pertinentes.

Con carácter general, basamos el tratamiento de sus datos personales en las siguientes bases jurídicas:

• el cumplimiento de nuestras obligaciones legales;
• la aplicación de medidas precontractuales y la ejecución del contrato que nos vincula cuando utiliza nuestros servicios;
• la satisfacción de nuestro interés legítimo (en cuyo caso siempre procuramos mantener el equilibrio entre nuestro interés y sus derechos y libertades);
• y, por último, su consentimiento.

Si necesitáramos llevar a cabo tratamientos que aún no se contemplan en esta política, nos pondremos en contacto con usted antes de utilizar sus datos personales. Le informaremos sobre dicho tratamiento y, cuando proceda, le pediremos su consentimiento expreso.

3.1 Cumplimiento de nuestras obligaciones legales

En determinados casos, estamos obligados a tratar sus datos personales en el marco de obligaciones legales o de la cooperación con las autoridades competentes. En esos casos, podemos transmitir sus datos personales para cumplir con dichas obligaciones.

3.2 En el marco de nuestra relación contractual

Cuando utiliza nuestros servicios, existe un contrato entre usted y nosotros. En ese marco, necesitamos tratar datos personales para cumplir nuestras obligaciones contractuales.

Para ejecutar el contrato, tratamos sus datos personales con los siguientes fines:

• la preparación, celebración, ejecución y resolución del contrato que tiene con nosotros;
• la atención de sus solicitudes;
• la gestión de su cuenta y su suscripción;
• la atención al cliente.

3.3 Sobre la base de nuestro interés legítimo

En algunos casos, tenemos un interés legítimo en tratar sus datos personales que prevalece sobre sus intereses, derechos y libertades fundamentales, por ejemplo, para garantizar la seguridad o prevenir el fraude.

Para ello, siempre procuramos mantener un equilibrio justo entre la necesidad de tratar sus datos personales y el respeto de sus derechos y libertades, incluida la protección de su privacidad.

Tratamos sus datos personales con los siguientes fines:

• mejorar y personalizar nuestros servicios y productos;
• la prospección comercial y la gestión de potenciales clientes (actualización de ficheros de prospección, organización de acciones promocionales, etc.);
• la elaboración de estudios, modelos (de riesgo, de marketing y otros) y estadísticas, aplicando técnicas de anonimización o seudonimización siempre que sea posible;
• la protección de bienes y personas y la lucha contra el fraude, los intentos de intrusión, los abusos y otras infracciones;
• el mantenimiento de una lista de clientes y potenciales clientes que no desean seguir recibiendo comunicaciones;
• la mejora de la experiencia de usuario (optimización y personalización del sitio web);
• la gestión de sus solicitudes relacionadas con el ejercicio de sus derechos;
• el reconocimiento, ejercicio, defensa y preservación de nuestros derechos.

3.4 Sobre la base de su consentimiento

Cuando no exista una relación contractual vinculante con usted, o cuando el tratamiento no sea necesario para la ejecución de un contrato, puede darnos su consentimiento para tratar sus datos personales.

Cuando crea una cuenta, se suscribe a una newsletter o nos da su consentimiento para enviar sus datos a nuestros socios, le pedimos que reconozca y acepte que tratemos sus datos personales conforme a esta política.

Sobre la base de su consentimiento, tratamos sus datos personales con los siguientes fines:

• Si nos da su consentimiento, le enviamos por medios electrónicos ofertas y servicios nuestros (newsletter) o de nuestros socios. Puede suscribirse o darse de baja en cualquier momento.
• Transferir sus datos a terceros con fines de marketing directo: le informaremos previamente para que pueda decidir si da o no su consentimiento a este tratamiento.

Le recordamos que tiene derecho a retirar su consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento.

4. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos?

Conservamos sus datos solo durante el tiempo razonablemente necesario para los fines con los que se recogieron, teniendo en cuenta la necesidad de responder a consultas o resolver problemas, ofrecer servicios nuevos y mejorados y cumplir los requisitos de la legislación aplicable.

Esto significa que podemos conservar su información personal durante un periodo razonable después de que deje de utilizar nuestros servicios o nuestros sitios web. Transcurrido ese periodo, la eliminaremos de todos nuestros sistemas.

En el marco de la ejecución de un contrato, archivamos su contrato y sus datos personales durante 10 años tras la finalización del contrato.

En el marco de la prospección comercial, si no responde a ninguna comunicación durante 3 años desde el último contacto, eliminaremos su información.

Al término del periodo de conservación, hacemos todo lo posible para que los datos personales dejen de estar disponibles y accesibles.

5. ¿A quién podemos comunicar sus datos?

Para prestar nuestros servicios de forma eficaz, es posible que necesitemos subcontratar algunas tareas, total o parcialmente, a proveedores técnicos con los que hemos firmado contratos (por ejemplo, los responsables del mantenimiento de nuestra infraestructura, la seguridad informática, el alojamiento, las herramientas de marketing, el servicio de asistencia y otros).

Qualifio exige a sus subcontratistas que cumplan la legislación de protección de datos y ofrezcan garantías suficientes sobre la aplicación de medidas técnicas y organizativas adecuadas. Deben demostrar que su sistema de tratamiento cumple la normativa vigente en materia de protección de datos y que sus derechos están garantizados.

No vendemos ni comunicamos de ningún modo a terceros los datos que recogemos sobre usted. No obstante, si una obligación legal o una resolución judicial nos lo exige, comunicaremos sus datos en la medida necesaria para cumplir dicha ley o resolución.

En determinadas circunstancias, nuestro sitio web y nuestras aplicaciones le ofrecen plugins de distintas redes sociales. Si decide interactuar con redes sociales como Facebook o Twitter (por ejemplo, creando una cuenta), su actividad en nuestro sitio o a través de nuestras aplicaciones también será visible en esa red social. Si ha iniciado sesión en alguna de estas redes durante su visita a nuestros sitios o aplicaciones, o si interactúa con alguno de los plugins, la red social también podrá añadir esta información a su perfil, según su configuración de privacidad. Si quiere evitar este tipo de transferencia de datos, cierre la sesión en la red social antes de acceder a nuestros sitios o aplicaciones o, si es posible, modifique la configuración de privacidad de la aplicación. Para más información sobre la recogida y transmisión de datos personales, sus derechos y cómo proteger adecuadamente su privacidad, consulte las políticas de privacidad de cada red social.

Para enviarle nuestros correos electrónicos utilizamos un proveedor externo de mensajería, HubSpot. Para ello, facilitamos a HubSpot cierta información: su dirección de correo electrónico, su nombre, su idioma y su país. HubSpot trata esta información conforme a lo dispuesto en su propia política de privacidad. Además, HubSpot utiliza en los correos que envía tecnologías como píxeles y píxeles invisibles («web beacons»). Gracias a ellas, HubSpot sabe si ha abierto nuestros correos o ha hecho clic en ellos y, en su caso, la fecha, la hora y la dirección IP utilizada. Para más información sobre el uso de esta tecnología por parte de HubSpot, consulte su declaración de cookies.

6. Sus derechos según el RGPD

Estos derechos le permiten mantener el control sobre lo que hacemos con sus datos personales.

6.1 Derecho de acceso y a obtener una copia

El derecho de acceso se aplica a todos los fines enumerados anteriormente. En concreto, le permite preguntarnos si tratamos sus datos personales, con qué fines, qué categorías de datos personales están afectadas y quiénes son los destinatarios de sus datos. También puede solicitar una copia de todos los datos personales que tratamos sobre usted.

Puede consultar sus datos o solicitar una copia en cualquier momento y de forma gratuita, enviando un correo electrónico a dpo@qualifio.com o una carta al domicilio social de Qualifio: Avenue Athéna 1, 1348 Louvain-la-Neuve (Bélgica).

6.2 Derecho de rectificación

Tiene derecho a solicitar la rectificación o supresión de cualquier dato incorrecto, inadecuado o que ya no sea necesario, enviando un correo electrónico a dpo@qualifio.com o una solicitud por escrito al domicilio social de Qualifio: Avenue Athéna 1, 1348 Louvain-la-Neuve (Bélgica).

Le recordamos que, en todo momento, es usted responsable de que los datos que nos facilita sean exactos.

6.3 Derecho de supresión («derecho al olvido»)

Si ya no desea que tratemos sus datos y cumple los requisitos para ejercer el derecho de supresión conforme a la normativa de protección de datos, eliminaremos sus datos de nuestra base de datos.

El derecho al olvido se aplica cuando concurre alguno de los siguientes motivos:

• los datos ya no son necesarios para los fines del tratamiento;
• retira su consentimiento al tratamiento de sus datos y este se basa únicamente en dicho consentimiento;
• se opone al tratamiento;
• hemos tratado sus datos personales de forma ilícita;
• los datos que tenemos son incompletos, inexactos u obsoletos;
• debemos suprimir sus datos personales para cumplir una obligación legal (establecida por el Derecho de la Unión o de un Estado miembro) a la que estamos sujetos.

6.4 Derecho a la portabilidad

Si tratamos sus datos personales sobre la base de un contrato o de su consentimiento, puede pedirnos que le transfiramos todos sus datos personales o que los transmitamos a otro responsable del tratamiento.

6.5 Derecho de oposición

Tiene derecho a oponerse a cualquier uso de sus datos con fines de marketing, incluida la elaboración de perfiles. Puede ejercer este derecho en cualquier momento a través de los procedimientos automáticos previstos para ello en los correos que le enviamos o, en su defecto, escribiendo a dpo@qualifio.com.

Además, cuando basamos el tratamiento de sus datos personales en nuestro interés legítimo, puede oponerse si demuestra que su situación particular lo justifica.

6.6 Derecho a la limitación del tratamiento

En algunos casos, también puede pedirnos que limitemos el tratamiento de sus datos personales.

Puede hacerlo en las siguientes situaciones:

• si impugna la exactitud de algún dato personal, mientras verificamos dicha exactitud;
• si tratamos sus datos personales de forma ilícita y prefiere que limitemos el tratamiento en lugar de suprimir sus datos.

Por supuesto, le informaremos cuando la limitación del tratamiento deje de aplicarse.

6.7 ¿Cómo puede ejercer sus derechos?

6.7.1 Identificación. Para ayudarle a ejercer sus derechos, y cuando el contexto lo justifique, debemos adoptar todas las medidas razonables para verificar su identidad.

Por ello, si existen dudas razonables sobre su identidad, podemos pedirle información adicional, incluida, si fuera necesario, una fotocopia del anverso de su documento de identidad.

Si no nos facilita esta información adicional y, en consecuencia, no podemos identificarle, no estaremos obligados a atender sus solicitudes de ejercicio de derechos.

6.7.2 ¿Cuándo respondemos? Nos comprometemos a responderle lo antes posible y, como máximo, en el plazo de un mes desde su solicitud. Si su solicitud es compleja o recibimos un número excesivo de solicitudes, este plazo podrá ampliarse a dos meses. En ese caso, le explicaremos los motivos del retraso.

7. Información relativa a menores

Proteger la privacidad de los menores nos parece fundamental, y animamos a padres y tutores a pasar tiempo con sus hijos para acompañar y supervisar sus actividades, también las que realizan en internet.

Como norma general, no recogemos intencionadamente información personal de menores de 13 años. Si descubrimos que hemos recogido sin querer información de menores de 13 años, tomaremos las medidas necesarias para eliminarla lo antes posible, salvo que la legislación aplicable nos obligue a conservarla.

8. Enlaces a otros sitios web y servicios

Nuestros sitios web pueden contener enlaces a sitios de terceros, y algunos de nuestros servicios le dan acceso a servicios de terceros, como las redes sociales.

No tenemos ningún control sobre la forma en que esos sitios y servicios tratan sus datos. No los supervisamos y no somos responsables de ellos ni de sus prácticas de privacidad. Le recomendamos leer las declaraciones de privacidad de los sitios o servicios de terceros a los que acceda a través de los nuestros.

Qualifio no es responsable, ni legalmente ni de ningún otro modo, de las actividades, políticas de privacidad o niveles de cumplimiento de estos terceros, ni respalda las prácticas y contenidos de sitios web de terceros.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar un nivel de seguridad apropiado en el tratamiento de sus datos personales. Ese nivel se establece en función de los riesgos que presenta el tratamiento y de la naturaleza de los datos que deben protegerse.

Hemos implantado medidas de seguridad adecuadas para proteger sus datos personales, en particular frente a la pérdida, el robo, la falsificación, el uso indebido o la alteración de la información recibida, y frente a su divulgación o uso no autorizados.

Si sus datos personales bajo nuestro control se vieran comprometidos por una brecha de seguridad, actuaremos con rapidez para identificar la causa y adoptar las medidas correctoras oportunas.

Cuando sea necesario, y conforme a la legislación aplicable, le informaremos del incidente.

10. Cláusula de limitación de responsabilidad

La responsabilidad de Qualifio se limita a los daños directos, con exclusión de cualquier perjuicio indirecto. Qualifio no será responsable en ningún caso de los daños considerados indirectos, como, a título enunciativo y no limitativo, la pérdida de datos, las pérdidas financieras o comerciales, el lucro cesante, el aumento de los gastos generales o las alteraciones en la planificación o el calendario.

Asimismo, Qualifio no será responsable de ningún daño derivado de la manipulación ilícita de los datos por parte de terceros, como el robo de datos, la introducción de virus, el hackeo o cualquier otra práctica informática fraudulenta.

11. Reclamaciones y quejas

Si desea hacernos llegar algún comentario sobre las prácticas descritas en esta política, escríbanos a dpo@qualifio.com. Haremos todo lo posible por darle respuesta cuanto antes. Todas las quejas, reclamaciones o recursos deben dirigirse al domicilio social de Qualifio.

Si no queda satisfecho con nuestra respuesta, también puede presentar una reclamación ante la Autoridad de Protección de Datos de Bélgica:

Autoridad de Protección de Datos (Autorité de protection des données) Rue de la Presse 35 1000 Bruselas Teléfono: +32 2 274 48 00 Fax: +32 2 274 48 35 contact@apd-gba.be

Además, siempre puede presentar una demanda ante el Tribunal de Primera Instancia de Bruselas.

Para más información sobre reclamaciones y vías de recurso, consulte el sitio web de la Autoridad de Protección de Datos: https://www.autoriteprotectiondonnees.be

12. ¿Cómo puede contactar con nosotros?

Si tiene alguna pregunta o queja sobre esta política, no dude en ponerse en contacto con nosotros:

dpo@qualifio.com qualifio.com 1 Avenue Athéna 1348 Louvain-la-Neuve Bélgica

13. Legislación aplicable y tribunales competentes

Estas disposiciones se rigen, interpretan y ejecutan conforme a la legislación belga. En caso de litigio, se aplicará exclusivamente el Derecho belga.

Todo litigio que no pueda resolverse de forma amistosa en el plazo de un mes desde que se produzca, salvo que las partes acuerden ampliar dicho plazo, podrá ser sometido por cualquiera de ellas a los tribunales de lengua francesa del distrito judicial de Brabante Valón (Bélgica), que serán los únicos competentes.

14. Entrada en vigor y modificaciones

Esta política se elaboró y entró en vigor el 10 de noviembre de 2020.

Nos reservamos el derecho a modificar esta política de privacidad en cualquier momento. Publicaremos cualquier cambio en esta misma política. Le recomendamos revisarla periódicamente para estar al tanto de cualquier modificación y de cómo podemos utilizar su información.