Wie verhindern Sie, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen?

Automatische E-Mails sind ein wirksames Mittel, um Ihre Zielgruppe einzubinden und auf dem Laufenden zu halten. Das Risiko, dass sie als Spam markiert werden und nie im Posteingang ankommen, ist jedoch eine große Herausforderung.

Spamfilter werden immer ausgefeilter und stufen E-Mails schnell als Spam ein, wenn sie sie für unerwünscht oder irrelevant halten. Damit Ihre E-Mails nicht im Spam-Ordner Ihrer Zielgruppe landen, sollten Sie vorbeugen.

In diesem Artikel haben wir hilfreiche Tipps und Best Practices zusammengestellt, mit denen Ihre automatischen E-Mails im Posteingang Ihrer Zielgruppe ankommen und nicht im Spamfilter hängen bleiben.

Mit diesen Tipps verbessern Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails und halten Ihre Zielgruppe engagiert und informiert.

1. Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis von Text und Bild

Das ist eine Grundregel im E-Mail-Marketing, die man trotzdem leicht übersieht. E-Mails, die nur aus Bildern bestehen, werden deutlich häufiger als Spam eingestuft. Zudem blockieren manche E-Mail-Anbieter standardmäßig den automatischen Download von Bildern. Damit Ihre E-Mails zugestellt werden, sollten Sie Ihre Kernbotschaft also nicht in ein Bild packen, sondern als Text formulieren. Das heißt natürlich nicht, dass Sie auf Bilder zur Illustration verzichten müssen.

2. Feilen Sie an Ihrer Betreffzeile

Vermeiden Sie in der Betreffzeile Ihrer E-Mail alles, was als Spam gedeutet werden kann. Drei wichtige Beispiele:

• Gehen Sie sparsam mit Ausrufezeichen um, denn sie sind Warnsignale für Spamfilter (Negativbeispiel: Jetzt entdecken!!!!)
• Setzen Sie Großbuchstaben sparsam ein (Negativbeispiel: ENTDECKEN SIE UNSERE SONDERANGEBOTE!)
• Vermeiden Sie typische Spam-Triggerwörter wie 100 % gratis, Bargeld, Geld verdienen, das ist kein Betrug, usw.

3. Vermeiden Sie, von Empfängern als Spam markiert zu werden

Je mehr Menschen Ihre E-Mails in den Junk-Ordner verschieben, desto wahrscheinlicher stuft der E-Mail-Anbieter Ihre Absenderadresse automatisch als Spam ein. Was können Sie dagegen tun?

• Erklären Sie immer, warum Sie die E-Mail senden. Wer nicht versteht, warum er oder sie Ihre E-Mail überhaupt erhält, meldet sie eher als Spam. Bei einer Qualifio-Kampagne könnten Sie etwa schreiben: „Sie haben an unserer Juli-Kampagne teilgenommen, hier ist Ihre Belohnung“ statt nur „Hier ist Ihr Gewinn“.
• Weisen Sie darauf hin, dass die E-Mail nicht wegen eines Eintrags in Ihrem Verteiler verschickt wird. Es handelt sich also nicht um eine Marketing-E-Mail im eigentlichen Sinn, sondern um eine Transaktions-E-Mail (als Folge der Teilnahme an Ihrem Gewinnspiel). So verringern Sie das Risiko, dass Empfänger Ihre E-Mail als Spam markieren.

4. Wählen Sie Ihren Absendernamen mit Bedacht

Ihre E-Mail-Adresse sollte immer Ihren Domainnamen enthalten (z. B. meineadresse@meinunternehmen.com). Kostenlose E-Mail-Adressen werden eher als Spam eingestuft, wenn sie automatische E-Mails versenden. Wählen Sie außerdem einen stimmigen Absendernamen. Lautet Ihre Antwortadresse zum Beispiel paul@meinunternehmen.com, könnten Sie als Absendernamen „Paul von Mein Unternehmen“ verwenden. Auch E-Mail-Domains ohne aktivierte Sicherheitsprotokolle landen häufig im Spam. Es lohnt sich, Ihren SPF-Eintrag zu prüfen und eventuelle Fehler zu beheben.

5. Personalisieren Sie das Empfängerfeld

Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, sollten Sie statt nur der E-Mail-Adresse den Namen der Person verwenden, sofern Sie ihn bereits in Ihrer Datenbank haben (etwa weil die Person schon ein Formular auf Ihrer Website ausgefüllt hat). Kennen Sie den Namen, landen Sie seltener im Junk-Ordner. (Diese Art von Variable lässt sich übrigens leicht einrichten, wenn Sie eine E-Mail-Plattform wie Mailchimp nutzen oder Ihre E-Mail direkt aus dem Qualifio Manager versenden.)

6. Nutzen Sie Spam-Checker

Ein letzter Punkt: Testen Sie Ihre E-Mail vor dem Versand. Dafür gibt es kostenlose Tools wie Mail tester oder isNotSpam, mit denen Sie prüfen, ob Ihr Mailing im Spam-Ordner landen wird. Das geht ganz leicht: Sie senden Ihre E-Mail an eine Adresse, die das Tool vorgibt, und können anschließend Ihren „Score“ prüfen (also eine Art „Wahrscheinlichkeit in Prozent“, im Spam-Ordner zu landen).

Wenn es schon passiert ist ... Wie verhindere ich, dass meine E-Mails als Spam eingestuft werden?

Wenn Ihre E-Mails bereits im Spam-Ordner anderer landen (etwa weil Sie in der Vergangenheit zu oft als Spam markiert wurden), haben Sie mehrere Möglichkeiten. Diese Schritte helfen, wenn Ihre E-Mails als Spam markiert werden:

• Senden Sie eine schlichte, persönliche E-Mail an Ihren Verteiler. Ohne Werbelink, dafür mit der Bitte, Sie zur Kontaktliste hinzuzufügen. Eine solche E-Mail sollte nicht als Spam eingestuft werden. Sobald Sie in der Kontaktliste der Empfänger stehen, können Sie wieder Marketing- oder Werbe-E-Mails versenden, ohne im Spam-Ordner zu landen.
• Bereinigen Sie Ihren Verteiler, um die Zustellbarkeit zu verbessern. Enthält Ihr Verteiler viele fehlerhafte Adressen (oder viele Empfänger, die Ihre E-Mails nie öffnen), landen Sie ebenfalls eher im Junk-Ordner. Wenn Ihre E-Mails also direkt im Posteingang ankommen sollen, bereinigen Sie Ihre Liste!