Herramientas para ayudarle a cumplir con los requisitos y mantenerle de conformidad al RGPD cuando recopile datos con Qualifio
El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) será de obligado cumplimiento a partir del 25 de mayo de 2018, lo que significa que quedan cinco semanas para finalizar con el proceso de adaptación a la nueva ley de privacidad de datos. Las organizaciones que poseen o procesan datos personales de ciudadanos de la UE deben poder identificar, proteger y gestionar toda la información de identificación personal (PII) de los residentes de la Unión Europea, incluso si estas organizaciones no tienen su sede en la UE. Infórmate aquí de cómo mantener el procesamiento de datos de acuerdo al RGPD
Qualifio ha estado ofreciendo herramientas para ayudar a sus usuarios y clientes a prepararse y cumplir con el RGPD: recursos gratuitos para evaluar lo qué deben hacer, talleres especializados para asesorar en la implementación de medidas para cumplir con los requisitos, y nuevas funcionalidades en Qualifio para ayudarle a mantener el cumplimiento en sus actividades de procesamiento de datos.
Toda la RGPD Toolbox se ha construido sobre una API. Si desea obtener más información al respecto, nuestro sandbox y documentación están disponible bajo petición expresa. Además, El próximo 25 de abril a las 10.00 a.m. Qualifio imparte un webinar en directo (versión inglés) para conocer cómo usar nuestra RGPD Toolbox y responder a sus preguntas.
La RGPD Toolbox de Qualifio
La RGPD Toolbox está disponible para los usuarios de Qualifio y los equipa con las funcionalidades necesarias para lograr un cumplimiento demostrable al lanzar campañas interactivas y recopilar datos con Qualifio. A continuación se explican las diferentes funcionalidades que incluye este nuevo desarrollo.
1. Derecho al olvido
El RGPD introduce un derecho para que los usuarios puedan borrar sus datos personales, también conocido como “derecho al olvido”. Con esta nueva opción, puede eliminar de manera masiva la PII recopilada durante un período específico o borrar manualmente los datos personales de un usuario a petición suya. Estas acciones eliminarán todos los datos personales de Qualifio CRM, las participaciones de campañas y las corregistraciones. Su DPO también puede configurar reglas para borrar automáticamente todos los datos personales del sistema después de un par de semanas o meses, por ejemplo.
2. Derecho a la portabilidad de datos
El derecho a la portabilidad de datos permite a los interesados obtener todos los datos que un controlador tiene sobre ellos y reutilizarlos para sus propios fines (ya sea almacenar los datos para uso personal o transmitirlos a otra organización). Este nuevo módulo permite extraer todos los datos relacionados con un usuario de nuestro sistema y entregárselos.
3. Derecho a la información
Los clientes actuales o futuros deben estar informados sobre cómo su organización maneja los datos. Este será el lugar para centralizar sus declaraciones de privacidad y tener los textos predeterminados almacenados, para que luego se pueden insertar en dos lugares de sus campañas: en los formularios de identificación y / o detrás de un botón en el menú principal accesible en todo momento. Las políticas de privacidad pueden ser específicas para cada uno de sus sitios web.
4. Solicitudes de procesamiento de datos
Todas las solicitudes que involucren datos personales deberán ser aprobadas por el Oficial de Privacidad de Datos (DPO) de su empresa. Dichas solicitudes generarán un mensaje automático que se envía al DPO y una notificación para el usuario de “estado pendiente” mientras se espera la aprobación.
5. Verificación de registros de acceso
Los registros de acceso proporcionan información sobre todas las actividades importantes realizadas en su cuenta de Qualifio. Con esta nueva característica, su DPO puede averiguar a quién accedió o exportó datos, tales como: estadísticas de campaña, consultas de CRM, estadísticas de cuentas globales, opt-ins, estadísticas de corregistro, usuarios de Qualifio. También se puede controlar qué campañas se borraron o eliminaron:
6. Descripción general de todos los campos de registro
El RGPD establece una distinción clara entre datos personales confidenciales (cualquier información que revele el origen racial de un usuario, opinión política, creencia religiosa, etc.) y datos personales no confidenciales. Los datos que los clientes de Qualifio recopilan y procesan no se califican como datos confidenciales según lo definido por el RGPD. En esta nueva sección, su DPO puede garantizar que siga siendo así y que no se recopilen datos a través de Qualifio sin el consentimiento previo del sujeto.
7. Módulo DPO
Creamos la RGPD Toolbox teniendo en cuenta que los DPO son responsables de supervisar la protección de los datos y garantizar el cumplimiento de los requisitos del RGPD. Esta es la razón por la cual este conjunto de características nuevas otorga a las DPO un control total sobre todo el procesamiento de datos personales. No solo su DPO tendrá que aprobar todas las solicitudes importantes de tratamiento de datos personales, sino que también podrá configurar una política de retención de datos y ver todos los registros de acceso.
8. Documentación de Qualifio sobre RGPD
En esta sección, siempre tendrá acceso a información actualizada sobre nuestro contrato de protección de datos y medidas organizativas.
RGPD Toolbox ¿Cómo utilizarla?
El primer paso que debe seguir para poder usar la RGPD Toolbox en su cuenta de Qualifio es designar/configurar un DPO. Para hacerlo, debe enviar la información de contacto a su administrador de cuentas de Qualifio para que podamos asignarle esta función y los derechos y el acceso correspondientes. Más adelante, podrá nombrar diferentes DPO si así se necesitase.
La V2 de la RGPD Toolbox
Lo que ya podemos anunciar sobre la segunda versión de la RGPD Toolbox …
- Tendrá la opción de no recopilar direcciones IP en campañas anónimas
- Ofreceremos la posibilidad de que las exportaciones de datos personales estén disponibles solo para los administradores.
- Para garantizar que los cambios realizados en los documentos de privacidad estén verificados, también crearemos un tipo de control de versiones para textos de aceptación de consentimiento.
- Junto a la vista general de todos los campos de identificación, también tendrá la oportunidad de supervisar todos los campos de preguntas para estar 100% seguro de que nadie en su equipo está recopilando datos confidenciales fuera del formulario de identificación de una campaña.
- El acceso a la RGPD Toolbox solo se podrá otorgar a Administradores; actualmente también es accesible para usuarios con el estado ‘Marketer’.
