Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après, “CGV”) sont conclues d’une part par la SA Qualifio (ci-après, “Qualifio”) dont le siège est établi à 25 Place de l’Université, à 1348   Louvain-la-Neuve, Belgique inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0822.741.924, et d’autre part le client (ci-après, le “Client”).

Article 1. CHAMP D’APPLICATION

Les CGV s’appliquent à toutes les commandes passées auprès de Qualifio. Une commande n’est valable qu’en cas d’acceptation explicite par le Client d’un devis présenté par Qualifio, dans le délai de validité du devis. Le Client est réputé accepter l’application des présentes CGV dès l’instant où il accepte un devis. 

Il peut uniquement être dérogé aux CGV moyennant un accord préalable écrit. Les CGV peuvent être complétées le cas échéant par des conditions d’utilisation particulières prévues dans le devis, lesquelles complètent les présentes conditions générales et, en cas de contradiction, prévalent sur ces dernières.

Dans ces CGV, il est entendu par: 

«Autorité de contrôle» : l’autorité publique indépendante instituée par un Etat membre en vertu de l’article 51 du Règlement.

«Briefing»: document reprenant toutes les informations de la campagne, design inclus. 

«Campagne(s)» : les concours, quizz, sondages, votes, questionnaires, enquêtes, etc. disponibles dans le logiciel Qualifio;

«Contenus» : l’ensemble des textes, photos, séquences de sons, vidéos, etc. chargés dans le Logiciel Qualifio par le Client;

«Contrat» : le contrat conclu entre Qualifio et le Client, comprenant les conditions particulières, les présentes CGV et ses annexes;

«Devis»: le devis présenté par Qualifio relatif aux services à fournir au Client;

«Données» :  toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable», une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale;

«Hébergeur» : tout hébergeur ou hébergeur(s) choisi(s) par Qualifio pour assurer le bon fonctionnement du Logiciel Qualifio;

«Logiciel Qualifio» : le logiciel édité par Qualifio et hébergé se composant de Qualifio Manager (BO) et Qualifio Player (FO) et mis à la disposition du Client dans les conditions définies par le Contrat;

«Règlement» : désigne le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données;

«Responsable du Traitement» : la personne physique ou morale qui seule, ou conjointement avec d’autres, détermine(nt) les finalités et les moyens du Traitement ;

«Sous-traitant» : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sur ses instructions.

«Site»: site du Client, disponible via l’Internet, l’Internet mobile ou une application mobile “native”;

«Service Studio» : service de production de campagnes fourni par Qualifio par lequel Qualifio exploite sa Plateforme pour le compte du Client directement dans le compte du Client;

«Traiter, Traitement» : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données ou des ensembles de Données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction;

«Utilisateur(s) Client» : personne(s) travaillant pour le compte du Client et ayant un accès à Qualifio;

«Utilisateur Final»: internaute web ou mobile qui utilise le site, la page de réseau social ou l’application native du Client;

«Violation des Données à caractère personnel» : toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles Données.

Article 2. OBJET

Les CGV sont destinées à régir les relations entre Qualifio SA, éditeur du Logiciel Qualifio, et le Client dans le cadre d’une utilisation du Logiciel Qualifio sous forme d’abonnement ou des services périphériques à l’utilisation du logiciel (Studio, intégrations spécifiques…)

Article 3. DESCRIPTION DES SERVICES

3.1. LICENCE EN MODE SAAS

Qualifio concède au Client une licence d’utilisation du Logiciel, non exclusive et non cessible, en mode SaaS (software as a service), sans installation préalable sur les matériels du Client. La documentation technique relative à l’utilisation du Logiciel est mise à la disposition du Client par tout moyen utile. Cette licence est consentie uniquement au Client et pour son propre usage. Celui-ci s’interdit, en conséquence, de concéder des sous-licences à des tiers. Le Client s’interdit expressément d’utiliser le Logiciel Qualifio en dehors du périmètre d’utilisation prévu dans le Devis.

3.2. SET-UP & ACCOMPAGNEMENT

En collaboration avec le Client, Qualifio assurera le paramétrage du compte Client dans le Logiciel Qualifio. A cette fin, le Client répondra aux questions que Qualifio lui adressera relativement au paramétrage.

Par “paramétrage”, il y a lieu d’entendre l’adaptation des fonctionnalités existantes du Logiciel Qualifio en fonction des besoins du Client, sans réécriture de tout ou partie du code source. 

Les prestations de paramétrage sont décrites dans le Devis et peuvent inclure, notamment et sans que la présente liste ne soit exhaustive, l’ouverture de compte Client, la création de templates spécifiques à l’environnement du Site du Client, la création de comptes utilisateurs, de Sites, de formulaires, la formation des Utilisateurs Client, les intégrations techniques.

Toute utilisation en production par le Client du Logiciel Qualifio vaut recette du paramétrage par le Client.

3.3. SERVICE STUDIO

3.3.1. Préambule

Le “Service Studio” est un service de production de campagnes fourni par Qualifio par lequel Qualifio exploite sa Plateforme pour le compte du Client directement dans le compte du Client.

3.3.2. Procédure & Livraison  

3.3.2.1. Briefing. Le briefing du Client inclut le type de campagne, les dates, les déclinaisons linguistiques, les éléments graphiques, les textes, les canaux de publications, les informations à collecter vis-à-vis des Utilisateurs Finaux, les intégrations techniques à mettre en place, le plan de taggage, etc. La production de la campagne débutera une fois le briefing approuvé par les deux parties. 

3.3.2.2. Modifications. Qualifio pourra proposer jusqu’à maximum DEUX versions du layout. Le cas échéant et uniquement à  la demande expresse et écrite du Client, des versions additionnelles pourront toutefois être réalisées, moyennant un taux horaire de 120,00 € HTVA facturable au client. Ces demandes de versions additionnelles feront l’objet d’un nouveau devis soumis aux mêmes conditions générales

Une fois que le Layout a été approuvé, l’équipe Studio intégrera le contenu dans la Campagne. Le Client est alors autorisé à demander jusqu’à maximum trois (3) modifications. Dès la quatrième demande de modifications, ces prestations additionnelles seront facturées moyennant à nouveau un taux horaire de 120,00 € HTVA.  Ces demandes de modifications supplémentaires feront l’objet d’un nouveau devis soumis aux mêmes conditions générales. 

Le Client accepte et reconnaît que tout changement, modification, ajout, qui n’est pas inclus dans le Brief initial (par exemple, sans y être limité, changement du format/ flow/ concept de Campagne, ajout d’un plan de taggage) mènera à l’établissement d’un nouveau Devis après analyse de la charge de travail en nombre d’heures de travail. 

3.3.2.3. Vérification et test. Le Client devra vérifier et tester la Campagne jusqu’à la fin ainsi qu’expérimenter tous les scénarios (gagnants, perdants, etc.) sur tous les supports (ordinateur, téléphone et tablette). Suite à ces vérifications, le Client  enverra par email une validation finale ainsi que les instructions de mise en ligne de la campagne. A l’expiration d’un délai de trois jours ouvrables prenant cours à partir de l’envoi au Client du lien contenant l’aperçu final de la campagne, le Client est présumé avoir validé la campagne et celle-ci pourra être mise en ligne. Toute campagne en ligne est présumée approuvée par le Client. Une fois la campagne en ligne, aucun élément ne pourra être modifié.

3.3.3. Responsabilité 

Qualifio n’agit que sur instruction et pour le compte du Client. Durant tout le service susmentionné, le Client reste seul et unique responsable de la mise en ligne de la Campagne, de son Contenu, des Informations et de la Campagne en elle-même.

3.4. ASSISTANCE EN LIGNE (HELPDESK)

L’assistance en ligne (Qualifio Helpdesk) est disponible du lundi au vendredi de 9:00 à 18:00 CET via le Logiciel Qualifio.

Les taux de réponse du helpdesk sont dépendants de la sévérité de la demande :

1. Critical: Incident – Dégradation complète — Tous les utilisateurs et toutes les fonctionnalités affectées – Service complètement indisponible.
2. High: Incident – Dégradation importante —  Grand nombre d’utilisateurs et de fonctionnalités affectées.
3. Medium: Incident ou question – Dégradation limitée – nombre d’utilisateurs et de fonctionnalités affectées. L’activité peut continuer.
4. Low: Question – Les réponses peuvent être trouvées dans les FAQs.

	Niveau de sévérité de la demande :
1ère réponse du lundi au vendredi de 9:00 à 18:00 CET	Critical	High	Medium	Low
Standard	60 minutes	120  minutes	120 minutes	360 minutes

Pour le support en dehors des heures de bureau et pour toute demande “Critical” ou “High”, le numéro de téléphone suivant est disponible : +32 10 39 03 20. Pour garantir une réponse au milieu de la nuit (CET), veuillez appeler ce numéro deux fois dans les trois (3) minutes pour activer la notification d’urgence. Les demandes Medium et Low seront suivies dans les délais du SLA standard à partir de l’heure ouvrable suivante.

3.5. MAINTENANCE

3.5.1. Généralités

Les périodes de maintenance impactant la disponibilité du Logiciel Qualifio seront notifiées au Client directement dans la plateforme et via la page status (https://qualifio.status.io) au moins 48 heures avant le lancement de la procédure de maintenance.

La Status Page de Qualifio permet aux utilisateurs d’être informés en temps réel des possibles maintenances prévues : https://qualifio.status.io

3.5.2. Maintenance corrective

La maintenance corrective consiste en l’identification et la correction de toute anomalie. L’on entend par anomalie (ci-après, « Anomalie ») dans un ou plusieurs programmes le fait que ce ou ces programmes soit ne se termine(nt) pas correctement, soit livre(nt) des résultats erronés, alors que le Logiciel Qualifio dans son ensemble est correctement configuré et paramétré.

Le Client signale, dans les meilleurs délais, à Qualifio, au travers de l’assistance en ligne contenue dans le Logiciel Qualifio, les Anomalies qu’il constate. Il veillera à fournir à Qualifio toutes les informations demandées et prendra toutes les mesures préconisées par Qualifio pour permettre à celle-ci d’identifier les causes de l’Anomalie. 

La maintenance corrective ne couvre pas : le support du Site internet du Client, son réseau (proxy), son environnement technique, l’adaptation du Logiciel Qualifio à un paramétrage autre que le paramétrage initial. De même, la maintenance ne couvre pas les erreurs de manipulation des Utilisateurs, la mauvaise appréciation par le Client des paramétrages qui lui sont propres, les systèmes tiers.

3.5.3. Maintenance évolutive

Qualifio dispose du droit de faire évoluer le Logiciel Qualifio à son entière discrétion, sous réserve que les évolutions apportées assurent la continuité fonctionnelle de la précédente version et n’en dégradent pas les performances. En cas de modification majeure apportée aux fonctionnalités du Logiciel Qualifio, Qualifio mettra à disposition du Client la documentation correspondante sous la forme de FAQ dans le Logiciel Qualifio lui-même.

3.6. NIVEAU DE SERVICES /  SLA

3.6.1. Front office (“Qualifio Player”)

Qualifio garantit un niveau de disponibilité mensuel des campagnes publiées via le Logiciel Qualifio de 99,5%. Les pourcentages d’uptime sont disponibles à la demande du Client via l’assistance en ligne. Par niveau de disponibilité, il est entendu la possibilité pour un participant de participer à une campagne,  de l’écran d’accueil à l’écran de sortie des campagnes.

En cas de non atteinte de ce taux de disponibilité au cours d’un mois calendaire donné, le Client devra le signaler par écrit à Qualifio au plus tard dans les 30 jours suivant la fin du mois. Qualifio disposera alors d’un délai  supplémentaire de 30 jours  pour atteindre ce taux de disponibilité quotidienne défini. 

Dans le cas où, à l’issue d’un deuxième mois calendaire consécutif, et à compter de celui-ci, Qualifio n’atteindrait pas le taux de disponibilité défini, et sur réception d’une nouvelle notification écrite du Client, ce dernier pourra réclamer des pénalités selon les modalités suivantes, et ce à l’exception de toute autre indemnité :

• 2% du montant de facturation mensuelle (prix total de la licence divisée par le nombre de mois) si le taux de disponibilité est inférieur à 99,5% ; 
• 5% du montant de facturation mensuelle (prix total de la licence divisé par le nombre de mois)  si le taux de disponibilité est inférieur à 97% ;
• 10% de facturation mensuelle (prix total de la licence divisé par le nombre de mois)  si le taux de disponibilité est inférieur à 95%.

3.6.2. Back office (“Qualifio Manager”)

Qualifio garantit un niveau de disponibilité mensuel des campagnes publiées via le Logiciel Qualifio de 95%. Les pourcentages d’uptime sont disponibles à la demande du Client via l’assistance en ligne. Par niveau de disponibilité, il est entendu la possibilité pour un utilisateur de créer une campagne dans le back office de Qualifio.

3.7. HÉBERGEMENT ET STOCKAGE

3.7.1. Général

L’Hébergement du Logiciel Qualifio, des Contenus et des Données collectées dans le cadre de l’utilisation par le Client du Logiciel Qualifio est assuré par l’Hébergeur.

Le Logiciel Qualifio, les Contenus et les Données collectées sont stockées en Europe.

3.7.2. Limites

En utilisant le Logiciel Qualifio, le Client a la possibilité d’héberger des contenus produits par ses équipes mais également des contenus texte et multimédia généré par les Utilisateurs Finaux participant à ses campagnes, notamment pour les campagnes de type Concours Photo & Vidéo, 

La limite du stockage mis à disposition par Qualifio pour le client est de 50 Gigabytes. En cas de dépassement de cette limite, les équipes de Qualifio prendront contact avec le client pour procéder à un effacement des Contenus Anciens afin de libérer de l’espace de stockage. Durant les 3 prochains mois calendrier, les équipes de Qualifio tiendront le Client informé de l’évolution de son espace de stockage. Néanmoins, il est possible pour le Client de commander de l’espace de stockage supplémentaire au tarif de 0.50 EUR par Gigabyte par mois et par tranche de 10 Gigabytes. L’application de ce tarif par Qualifio sera toujours discuté et approuvé par le Client au préalable.

Article 4. CONDITIONS FINANCIÈRES, FACTURATION ET DÉLAIS DE PAIEMENT

4.1. CONDITIONS FINANCIÈRES ET DE FACTURATION

Les conditions financières et de facturation sont fixées dans le Devis.

4.2. DÉLAIS DE PAIEMENT

Sauf indication contraire dans le Devis, les factures de Qualifio sont payables à trente (30) jours à compter de la date d’émission de la facture, sans escompte et au siège de Qualifio.

A défaut de paiement de tout ou partie d’une somme due à échéance, Qualifio enverra jusqu’à trois rappels de paiement par email. 

Si dans les quatorze (14) jours qui suivent l’envoi d’un troisième rappel de paiement par email, aucun paiement n’est intervenu au siège de Qualifio, cette dernière sera fondée à suspendre l’accès au Logiciel Qualifio pour tous les Utilisateurs Client. 

A partir du troisième rappel de paiement, Qualifio se réserve également le droit de faire apparaître une alerte dans la partie Qualifio Manager du Logiciel Qualifio précisant qu’à défaut de paiement, le compte Client sera suspendu au bout de quatorze (14)  jours.

Après mise en demeure, par voie électronique ou par courrier postal, Qualifio se réserve le droit de majorer le montant dû d’un intérêt moratoire, conformément à la législation en vigueur en matière de retard de paiement, sans préjudice de son droit de poursuivre un dédommagement raisonnable pour tous les frais de recouvrement encourus suite au retard de paiement. 

Toute contestation de facture doit être adressée par lettre recommandée. L’absence de contestation d’une facture dans un délai de 15 jours présume de son acceptation. En cas de litige survenant entre parties, quel que soit la source du litige et nonobstant son existence, les factures non contestées au moment de la survenance du litige doivent être payées. Il ne peut y avoir de compensation entre d’éventuels dommages et intérêts réclamés par le Client et les factures non contestées.

Article 5. DURÉE DU CONTRAT ET RÉSILIATION

Le Logiciel Qualifio est utilisé sous forme d’abonnement, de pack de campagnes ou de projet “Service Studio”. Le détail des services proposés pour chaque abonnement ou projet est indiqué sur le Devis. Un Abonnement débute au jour de sa souscription, sous réserve du paiement du prix forfaitaire prévu à l’article « Conditions financières », pour la durée souscrite par le Client dans le Devis (la « Période d’Abonnement »), de date à date. Sauf disposition contraire dans le Devis, il se renouvelle ensuite tacitement, pour des périodes successives de même durée, de date à date, sauf dénonciation effectuée par Qualifio ou par le Client. En cas de renouvellement tacite du contrat selon les mêmes conditions, l’index de référence applicable au contrat est l’indice Santé Lissé pour la Belgique, le Syntec pour la France, le Statec pour le Luxembourg, le “Indice de Precios de Consumo” (IPC) pour l’Espagne, le “consumentenprijsindex” (CPI) aux Pays-Bas et les indices légaux en vigueur dans les autres pays.

5.1. RÉSILIATION

Le Contrat sera valablement résilié par le Client sans indemnité si la notification parvient à Qualifio au plus tard trois (3) mois calendrier avant la fin de date de fin de la période d’abonnement  telle qu’indiquée dans le Devis.

La résiliation par le Client s’effectue exclusivement par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé réception à Qualifio, à l’adresse mentionnée dans ces CGV. Aucune demande de résiliation par un autre moyen, tel que le téléphone ou l’email, ne pourra être prise en compte. A défaut de respect de ces conditions, la résiliation ne sera pas effective et l’abonnement sera reconduit pour une nouvelle période.

5.2. RÉSILIATION POUR MANQUEMENT

En cas de manquement d’une des parties à l’une des obligations mises à sa charge en vertu du Contrat, l’autre partie pourra invoquer la résiliation du Contrat, aux torts de la partie fautive, si celle-ci reste encore en défaut d’exécuter ses obligations trente (30) jours calendrier après avoir fait l’objet d’une mise en demeure précise à ce sujet, notifiée par lettre recommandée, sans préjudice de son droit de poursuivre la réparation intégrale de son dommage.

5.3. CLAUSES RÉSOLUTOIRES EXPRESSES

Le Contrat pourra être résolu par l’une des parties avec effet immédiat et de plein droit moyennant notification écrite à l’autre partie, dans les cas suivants :

– en cas de dol de l’autre partie, à savoir tout agissement consistant à induire volontairement en erreur l’autre partie ;

– en cas de faute grave de l’autre partie consistant une inexécution totale ou définitive d’une des obligations ou prestations de cette partie qui rend définitivement impossible la poursuite et le maintien du Contrat. Sont exclus de la notion de faute grave les manquements consistant en une inexécution partielle, un retard dans l’exécution, une mauvaise exécution des obligations ou prestations d’une des parties, ou tout incident technique exceptionnel lorsque cet incident ne peut raisonnablement pas être directement imputé à l’une des parties et qu’il n’est pas démontré que cette partie a omis de prendre les mesures raisonnables permettant de prévenir l’incident ;

– si l’autre partie est déclarée en faillite ou est admise en procédure de réorganisation judiciaire, ou devient insolvable ou réalise un transfert en faveur de créancier ou un arrangement général avec des créanciers; 

– si l’autre partie cesse ses activités ou adopte une résolution en vue d’une dissolution ou d’une liquidation.

Article 6. OBLIGATIONS DU CLIENT

Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes, le Client s’engage à respecter les obligations qui suivent :

6.1. COLLABORATION AVEC QUALIFIO

Le Client s’engage à collaborer étroitement avec Qualifio pour l’exécution du Contrat et veillera à désigner en son sein un responsable chargé d’assurer la communication avec les services de Qualifio. Les coordonnées de cette personne seront mentionnées dans le Devis. 

6.2. CAMPAGNES À “FORT PIC DE TRAFIC” 

Dans le cadre d’une utilisation proportionnée et raisonnable du Logiciel, le Client s’engage à contacter l’assistance en ligne de Qualifio en cas de publication d’une campagne ayant le potentiel d’avoir un  taux élevé de participation (plus de 900 participations simultanées par minute) et ce endéans, au minimum, 5 jours ouvrables avant la publication de la campagne. 

Par conséquent, le Client reconnaît que Qualifio n’est pas une plateforme dite de “Second écran” à utiliser en combinaison de programme télévisé ou radiophonique à forte audience.

6.3. RESPECT DE LA RÉGLEMENTATION EN VIGUEUR 

Le Client s’engage, dans son usage du Logiciel et des Services, à respecter les lois et règlements en vigueur et à ne pas porter atteinte aux droits de tiers ou à l’ordre public. Plus particulièrement, il appartient au Client de respecter les lois et règlements auxquels il est soumis en raison de son activité professionnelle, ainsi que la réglementation applicable aux pratiques commerciales, plus particulièrement les actions publicitaires et promotionnelles, y compris les jeux-concours. Le Client s’engage à faire son affaire personnelle de l’ensemble des déclarations et autorisations notamment administratives, fiscales et/ ou sociales et de tous les paiements de cotisations, taxes ou impôts de toutes natures qui lui incombent le cas échéant en relation avec la mise en œuvre la Solution et l’utilisation des Services. La responsabilité de Qualifio ne pourra en aucun cas être engagée à ces titres.

6.4. GESTION DE LA RELATION AVEC LES UTILISATEURS FINAUX ET DES CONTENUS

Le Client est seul responsable de sa relation avec les Utilisateurs Finaux, ainsi que des Contenus client qu’il échange avec ces derniers ou tous autres tiers par le biais du Logiciel, et des services périphériques. Le Client garantit qu’il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires à leur diffusion. Il s’engage à ce que les Contenus Client soient licites, ne portent pas atteinte à l’ordre public, aux bonnes mœurs ou aux droits de tiers, n’enfreignent aucune disposition législative ou règlementaire et plus généralement, ne soient aucunement susceptibles de mettre en jeu la responsabilité civile ou pénale de Qualifio. Le Client s’interdit ainsi de diffuser, notamment et sans que cette liste soit exhaustive, des Contenus qui soient  pornographiques, obscènes, indécents, choquants ou inadaptés à un public familial, diffamatoires, injurieux, violents, racistes, xénophobes ou révisionnistes, contrefaisants, contraire à la réglementation sur la protection des données personnelles, attentatoires à l’image d’un tiers, mensongers, trompeurs ou proposant ou promouvant des activités illicites, frauduleuses ou trompeuses, – nuisibles aux systèmes informatiques de tiers (tels que virus, vers, chevaux de Troie, etc.), – et plus généralement susceptibles de porter atteinte aux droits de tiers ou d’être préjudiciables à des tiers, de quelque manière et sous quelque forme que ce soit.

Article 7. GARANTIE DU CLIENT

Le Client garantit Qualifio contre toutes plaintes, réclamations, actions et/ou revendications quelconques que Qualifio pourrait subir du fait de la violation, par le Client de l’une quelconque de ses obligations ou garanties aux termes des présentes conditions générales. Il s’engage à indemniser Qualifio de tout préjudice qu’elle subirait et à lui payer tous les frais, charges et/ou condamnations qu’elle pourrait avoir à supporter de ce fait.

Article 8. CONFIDENTIALITÉ

Les parties s’engagent à maintenir strictement confidentiels et à ne pas divulguer ou communiquer à des tiers, par quelque moyen que ce soit, toutes les informations et/ou documents transmises par l’autre partie ou dont elles pourraient avoir connaissance ou accès dans le cadre de l’exécution du présent Contrat.  Par conséquent, les parties prendront toutes les mesures utiles et nécessaires pour préserver le caractère confidentiel des informations.

Les termes « information confidentielle » désignent toute information communiquée entre les parties, les fichiers, les documents, les bases de Données, à l’occasion de l’exécution du présent accord, directement ou indirectement, sous forme tangible ou intangible, de quelque manière que ce soit, y compris mais sans s’y limiter :

• toute information, invention, conception, processus, formule, technologie, méthode scientifique ou technique, amélioration de la technologie, amélioration de la méthode scientifique ou technique ;
• tous les secrets commerciaux, secrets liés aux produits ou aux services, ainsi que les listes de clients et de fournisseurs ;
• toute information relative aux courtiers, aux dossiers, aux rapports et aux analyses de l’état financier des parties, aux études, aux formes, aux plans de gestion et d’affaire, ainsi que toute information relative aux idées, inventions, dessins, logos et plus généralement au know-how des parties ;
• toute information relative aux données marketing, aux plans de marketing, ou aux stratégies de marketing ;
• toute information obtenue, directement ou indirectement, et qui aurait un lien avec les éléments précisés ci-avant.

Les parties conviennent que l’information confidentielle ne doit pas être nouvelle, unique, brevetable, protégeable, ou ne doit pas constituer un secret commercial pour être désignée comme telle et, ainsi, être applicable au présent accord.

Les parties s’engagent également à limiter la communication des informations confidentielles exclusivement aux membres de leur personnel appelés à en prendre connaissance et à les communiquer, à titre tout à fait exceptionnel, à leurs sous-traitants ou conseils externes (comptables, avocats, etc). Dans cette hypothèse, les parties s’engagent à prendre toutes les dispositions (en ce compris la signature d’un accord de confidentialité) pour que leurs employés et sous-traitants traitent lesdites informations conformément aux dispositions de confidentialité et d’utilisation du présent accord.

L’obligation de confidentialité prévue au présent Contrat persiste pendant toute la durée du contrat ainsi que pendant une durée de 24 mois après son échéance ou sa résiliation, quelle qu’en soit la cause. 

A l’échéance du Contrat, les Parties se remettront réciproquement toutes les copies, reproductions et tous les documents échangés, sur un support tangible ou intangible, et considérés comme confidentiels par les Parties. La restitution de ces informations à la partie propriétaire devra être effectuée sur simple demande écrite, et en tout état de cause dans les 10 jours de l’expiration ou de la résiliation des présentes CGV.

Article 9. USAGE DE LA RÉFÉRENCE CLIENT

Afin d’assurer la promotion de ses services sur son site web et/ou sur toute autre documentation commerciale, le client marque expressément son accord pour que Qualifio puisse faire état de la collaboration avec le client et ce exclusivement dans le cadre de la promotion de ses produits et services peu importe le média utilisé. 

Article 10. RESPONSABILITÉ

Le client reconnaît et accepte que toutes les obligations dont est débiteur Qualifio sont exclusivement de moyens et qu’il n’est responsable que de son dol et de sa faute lourde.

Seuls les dommages directs pourront, le cas échéant, faire l’objet d’une réparation, à l’exclusion des dommages indirects tels que, notamment, sans que la présente liste ne soit exhaustive, la perte de clientèle, la perte d’exploitation, le dommage à la réputation, l’augmentation des frais généraux.

En toute hypothèse, la responsabilité de Qualifio sera limitée au montant payé par le Client en exécution du présent Contrat. 

Lorsque la durée du Contrat excède une année, la responsabilité sera quant à elle limitée au montant payé en exécution du Contrat au cours des douze (12) mois précédents l’événement litigieux.

Article 11. INTERNET ET NOUVELLES TECHNOLOGIES

Le Client reconnaît les restrictions et les risques liés à l’utilisation d’internet ou de tout autre moyen par lequel le Logiciel Qualifio est actuellement ou sera à l’avenir mis à disposition. Le Client reconnaît aussi les risques de stockage et de transmission d’informations par voie numérique ou électronique.

Le Client accepte que Qualifio ne peut être tenu responsable pour tout dommage causé par l’utilisation du Logiciel Qualifio (ainsi que des éventuelles applications) ou d’internet, suite aux risques précités.

Le Client accepte en outre que les communications électroniques échangées et les backups réalisés par le Qualifio puissent servir de preuve.

Le Client est conscient, et accepte que les réseaux puissent avoir des capacités de transmission inégales et des politiques d’utilisation propres. Nul ne peut garantir le bon fonctionnement d’Internet dans son ensemble et des réseaux entrants et sortants. Le Client renonce dès lors à rechercher la responsabilité de Qualifio de ce chef.

Article 12. PROPRIÉTÉ

12.1. PROPRIÉTÉ DES DONNÉES 

Le Client est seul propriétaire des Données transmises à Qualifio ou introduites dans le Logiciel Qualifio tant avant que pendant l’exécution du Contrat. Qualifio s’interdit de les transmettre à un tiers, sauf à la demande expresse du Client.

Le Client garantit Qualifio contre tout recours de tiers, y compris de personnes concernées au sens du Règlement.

12.2. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

12.2.1. Propriété des Contenus

Les Contenus chargés par le Client relèvent de sa responsabilité exclusive. Qualifio ne peut en aucun cas être tenue à aucune obligation concernant les Contenus chargés par le Client sur le Logiciel Qualifio. Qualifio s’interdit d’utiliser les Contenus et les Données collectées dans le cadre de l’utilisation par le Client du Logiciel Qualifio.

Le Client garantit à Qualifio que les droits dont il dispose sur les Contenus ne portent notamment pas atteinte aux droits de propriété intellectuelle de tiers.

12.2.2. Propriété du Logiciel Qualifio

Les licences concédées par le Contrat n’autorisent que l’usage non exclusif, interne et à titre personnel par le Client des fonctionnalités du Logiciel Qualifio, et ce dans les limites du périmètre défini dans le Devis. Sauf ce droit d’utilisation, elles ne confèrent au Client aucun droit de propriété ou d’une autre nature. Sauf dérogation expresse, le prix convenu ne comprend donc aucune cession quelconque de droits de propriété intellectuelle et/ou industrielle à quelque titre que ce soit.

Le concept, le contenu, le lay-out, la structure, les codes sources, la programmation, les images, les photos, les informations, éléments d’information, les logos, les dessins, les marques, les modèles, les slogans, les logiciels, les animations, les œuvres audiovisuelles, les textes, les données, base de données, la musique et tous les autres éléments du logiciel et, d’une manière générale, le contenu ainsi que la structure du logiciel appartiennent, sont et restent la propriété exclusive de Qualifio, et sont protégés par divers droits de la propriété intellectuelle et/ou industrielle (parmi lesquels le droit d’auteur, le droit des marques, le droit sui generis du producteur de base de données, etc.), ce que le Client  reconnaît et accepte.

Qualifio garantit que les licences concédées par le Contrat, ainsi que la documentation associée ou tout service fourni par Qualifio dans le cadre du Contrat, ne portent pas atteinte aux droits de propriété intellectuelle de tiers.

Qualifio conserve également la propriété de tous les développements standards ou spécifiques qu’elle réalise et peut librement réutiliser les idées, concepts, méthodes, know-how, ou techniques se rapportant à la programmation ou aux Traitements de Données découverts ou mis au point à l’occasion de l’exécution de quelque prestation que ce soit, quand bien même la prestation aurait été commandée et payée par le Client.

Le Client s’interdit enfin d’utiliser les spécifications des applications concédées pour créer ou permettre la création d’une application ayant la même destination.

12.2.3. Propriétés des méthodes 

Les Parties restent respectivement propriétaires des outils et méthodes utilisées ou réalisées par elles aux fins de l’exécution du présent Contrat.

Article 13. OBLIGATIONS DES COLLABORATEURS

Chaque partie s’engage également à ce que ses collaborateurs, sous-traitants et  salariés respectent les obligations issues du Contrat.

Article 14. SOUS-TRAITANCE

Sans préjudice des obligations de Qualifio en sa qualité de sous-traitant du Client prévues à l’Annexe 1 relative à la Protection des données à caractère personnel, Qualifio, agissant en qualité de responsable de traitement, est libre de sous-traiter l’exécution de ses obligations prévues dans le contrat à tout sous-traitant de son choix, et ce sans l’accord écrit et préalable du Client. 

En ce sens, nous ne divulguerons pas les données à caractère personnel de nos Clients à des tiers, sauf lorsque cela s’avère nécessaire dans le cadre de la prestation des services et de leur optimisation. Dans ce contexte, vos données à caractère personnel peuvent éventuellement être transmises auprès des partenaires de paiement, des fournisseurs de logiciels, des partenaires cloud, des partenaires de transport, des consultants informatiques externes, des sous-traitants chargés de la maintenance de nos infrastructures, des compagnies d’assurance, des prestataires de services et de tout autre partenaire contractuel auquel nous pourrions être amenés à faire appel dans le cadre de la prestation de nos services en notre qualité de responsable de traitement.

Dans ce cadre, nous nous assurerons que la partie tierce concernée soit tenue par une obligation stricte de confidentialité et par une obligation d’utiliser vos données à caractère personnel conformément au Règlement. 

A titre d’exemple, cela sera notamment le cas pour l’établissement d’une facture, un questionnaire de satisfaction à des fins de statistiques internes, ou lorsque Qualifio devra faire appel à des graphistes ou développeurs supplémentaires dans la mesure où cela s’avère nécessaire, etc.

Article 15. FORCE MAJEURE ET IMPRÉVISION 

15.1. Force majeure 

Tout élément en dehors du contrôle de l’une ou l’autre partie et contre lequel elle n’a pas pu raisonnablement se prémunir constitue un cas de force majeure et suspend à ce titre les obligations découlant du  Contrat.

Toutefois, au cas où cette suspension se poursuivrait au-delà de trois (3) mois, chacune des parties se réserve la possibilité de résilier le présent Contrat sans indemnité après un délai d’un (1) mois suite à l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception notifiant sa décision.

Les Parties admettent entre elles, sans que cette liste ne soit limitative, que ressortent soit de la force majeure, soit du fait d’un tiers, les dommages trouvant leur origine ou leur cause dans :

1) la perte ou la destruction totale ou partielle du système informatique de Qualifio ou de sa base de données lorsque l’un ou l’autre de ces événements ne peut raisonnablement pas être directement imputé à Qualifio et qu’il n’est pas démontré que Qualifio a omis de prendre les mesures raisonnables permettant de prévenir l’un ou l’autre de ces événements, 2) les tremblements de terre, 3) les incendies, 4) les inondations, 5) les épidémies, 6) les actes de guerre ou de terrorisme, 7) les grèves, déclarées ou non, 8) les lock-out, 9) les blocus, 10) les insurrections et émeutes, 11) un arrêt de fourniture d’énergie (telle que l’électricité), 12) une défaillance du réseau Internet ou du système de stockage des données, 13) une défaillance du réseau de télécommunications, 14) une perte de connectivité au réseau Internet ou au réseau de télécommunications dont dépend Qualifio, 15) un fait ou une décision d’un tiers lorsque cette décision affecte la bonne exécution du présent contrat ou 16) toute autre cause échappant au contrôle raisonnable de Qualifio, 17) une perte de la licence des applications mises à disposition, sous réserve que la perte ne soit pas imputable à la faute de Qualifio.

15.2. Imprévision

Si, en raison de circonstances indépendantes de la volonté de Qualifio, l’exécution de ses obligations ne peut être poursuivie ou est simplement rendue plus onéreuse ou difficile, Qualifio et le Client s’engagent à négocier de bonne foi et loyalement une adaptation des conditions contractuelles dans un délai raisonnable en vue d’en restaurer l’équilibre. A défaut d’accord dans un délai raisonnable, chacune des parties pourra invoquer la résiliation de la relation contractuelle les unissant sans dédommagement ou indemnité de quelque nature que ce soit.

Article 16. JOURNAL DES LOGS

Qualifio conserve les adresses IP, pendant une période n’excédant pas six (6) mois, des participants aux Campagnes pour disposer de la traçabilité nécessaire afin d’assurer la sécurité de son système d’information et de ses produits et services. Ce Journal des Logs permet à Qualifio d’analyser les flux de journaux afin de définir d’éventuels incidents et alertes (accès frauduleux, utilisation abusive, etc.) en établissant des corrélations entre des données journal. Ce Journal des Logs n’est pas utilisé à d’autres fins que la sécurité technique et organisationnelle.

Article 17. DISPOSITIONS DIVERSES

17.1. AUDIT

Excepté les procédures d’audit relatives à la protection des Données visées à l’article 9 de l’Annexe 1 des présentes conditions générales, le Client s’interdit de procéder ou mandater des tiers à procéder à tout type d’audit quel qu’il soit (sécurité, “penetration test”, “load test”, etc.). Sur demande du Client par email à l’adresse [email protected], le Client obtiendra un accès à une copie du document “Global Security & Data Protection” ainsi qu’au dernier rapport de “penetration test” effectué par Qualifio.

17.2. ASSURANCES

Qualifio certifie qu’elle est titulaire de polices d’assurance suivantes :

• Cyber risk numéro BFCE000405 jusqu’à un plafond de 5,000,000 EUR
• Responsabilité professionnelle numéro BF33003217 jusqu’à un plafond de 2,000,000 EUR

17.3. SÉPARABILITÉ

Au cas où une disposition viendrait à être jugée nulle ou inopposable, cela n’entraînera pas la nullité ou l’inopposabilité du Contrat qui subsistera pour le surplus, la disposition nulle ou inopposable étant remplacée par une autre dont les effets seront aussi proches que possible de ceux de cette disposition.

Dans ce cas, les parties s’engagent à la première demande de l’une d’entre elles à substituer à la clause litigieuse une clause pourvue d’effets économiques équivalents, dont la validité ou l’opposabilité ne serait plus remise en cause, et/ou à compléter le cas échéant le Contrat  conformément à l’esprit de celui-ci.

17.4. ELECTION DE DOMICILE

Toute communication entre les parties sera faite valablement à l’adresse du siège social de chaque entreprise. Toute modification de ces adresses devra, pour être valable, être communiquée sans retard à l’autre Partie.

En cas de notification par lettre recommandée, celle-ci sera réputée effectuée et prendra cours à la date du dépôt à la poste, le cachet de la poste faisant foi à cet égard.

17.5. TITRES

Les titres utilisés dans les présentes conditions générales ne le sont qu’à des fins de référence et de commodité seulement. Ils n’affectent en rien la signification ou la portée des dispositions qu’ils désignent.

17.6. NON RENONCIATION

L’inertie, la négligence ou le retard par une partie à exercer un droit ou un recours en vertu des présentes conditions générales ne saurait en aucun cas être interprété comme une renonciation à ce droit ou recours.

Article 18. LITIGES, LOI APPLICABLE ET JURIDICTIONS COMPÉTENTES

Le Contrat est soumis dans son intégralité à la loi belge.

Si les parties n’arrivent pas à régler leur litige par voie amiable, elles conviennent de soumettre tout litige, controverse ou réclamation relatif au  Contrat à la compétence exclusive des juridictions du Brabant Wallon (Belgique), ce même en cas d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.

ANNEXE 1. DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Au regard du Règlement et en ce qui concerne le Traitement des Données, Qualifio agira en qualité de Sous-traitant et le Client en qualité de Responsable de Traitement. 

Le Client collecte des données à caractère personnel dont il confie certains aspects du traitement à Qualifio qui aura dès lors accès et traitera des données à caractère personnel fournies par Ie Client.

Conformément au Règlement, Qualifio s’engage à ne Traiter les Données que, et dans la seule mesure nécessaire, aux fins d’exécutions des services, décrits dans le Contrat. Sauf accord exprès, préalable et écrit du Client, Qualifio s’interdit de Traiter les Données à d’autres fins qui ne sont pas encore prévues par les présentes CGV.

1. DURÉE, NATURE ET FINALITÉS, LES TYPES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL, LES CATÉGORIES DE PERSONNES CONCERNÉES 

1.1. Catégories de Données 

Les Données traitées par Qualifio pour le compte du Client sont basées sur les instructions de celui-ci, notamment via le paramétrage des formulaires dans la plateforme. Ces données peuvent être de différentes catégories, telles que, sans y être limité :

• Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse postale, etc.)
• Données d’identification électronique (adresse électronique, numéro de téléphone, adresse IP, terminal utilisé, etc.) ;
• Données relatives aux caractéristiques personnelles;
• Données relatives aux loisirs et intérêts; 
• Données relatives aux études, à la formation et au travail:
• Données relatives aux habitudes et style de vie.

1.2. Catégorie de personnes concernées

Les Données à caractère personnel Traitées par Qualifio pour le compte du Client peuvent concerner différentes catégories de personnes, telles que :

• des clients et prospects du Client;
• des employés du Client;
• des fournisseurs du Client.

1.3. Durée du Traitement 

Durant la prestation de services relatifs au Traitement de ces Données, la durée de conservation des Données est gérée directement par le Client au travers de la « Boîte à outils RGPD » disponible au sein du Logiciel. La période de conservation des Données pouvant être fixée par le Client est toutefois limitée à 24 mois. Cette durée de 24 mois est d’ailleurs fixée par défaut dans  la “Boîte à outils RGPD”.  

A l’échéance de ce délai de 24 mois établi par défaut ou du délai  fixé par le Client, celui-ci ne pourra plus accéder à ses Données. 

Il relève donc de la responsabilité du Client d’adapter la durée en fonction de sa politique de rétention des Données.

En tout état de cause, Qualifio s’engage à supprimer définitivement ces Données de son Manager au plus tard deux (2) mois à l’issue de la durée de conservation des données indiquées dans le Logiciel. 

Le cas échéant, si le Droit de l’Union européenne ou d’un État membre l’exige, Qualifio peut conserver les données à caractère personnel pendant une durée supérieure celles susmentionnées.

1.4. Nature et finalité du Traitement

Les Données à caractère personnel sont traitées pour la fourniture des services tels que décrits dans le Devis.

Le Traitement consiste en toute activité de Traitement des Données effectuée selon les instructions du Client et nécessaire à la fourniture des services au Client, à l’exception des traitements illicites

2. OBLIGATIONS DE QUALIFIO

2.1. Général

Dans le cadre de ses missions en vertu des présentes CGV, Qualifio s’engage à : 

• Traiter les données à caractère personnel uniquement pour la ou les seules(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance.
• Respecter le Règlement, et notamment traiter les données à caractère personnel exclusivement sur instructions documentées du Client.
• S’abstenir d’agir d’une manière qui constituerait ou entrainerait une violation de la réglementation par le Client et informer immédiatement le Client dès lors que Qualifio estime qu’une instruction est prise en violation du Règlement. Si Qualifio est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union Européenne ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
• Garantir la confidentialité des données à caractère personnel qu’il reçoit du Client. Qualifio pourra déroger à cette obligation de confidentialité lorsqu’une prescription légale ou une injonction judiciaire l’oblige à communiquer les données ou lorsque le transfert de données se fait sur instruction du Client. Toute communication légalement obligatoire de données à caractère personnel à des tiers devra être préalablement notifiée par Qualifio au Client. La confidentialité restera de mise après le transfert ou l’expiration du présent contrat.
• Qualifio veille également à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu des présentes CGV : (i) s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ; et (ii) reçoivent l’information nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
• Satisfaire à son obligation d’aider le Client, dans toute la mesure du possible, à donner suite aux demandes relatives aux droits des personnes concernées.
• Si nécessaire, tenir un registre de traitement des activités effectuées pour le compte du Client. Qualifio met le registre à la disposition de l’Autorité de Contrôle, sur demande.

Si Qualifio constate que les instructions du Client sont contraires au Règlement ou aux dispositions nationales sur la protection des données, elle en informera immédiatement le Client et pourra refuser d’observer lesdites instructions jusqu’à ce qu’elles soient conformes au Règlement.

2.2. Assistance du Client

Qualifio s’engage à assister le Client, à sa demande et dans toute la mesure du possible, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les Utilisateurs Finaux saisissent le Client en vue d’exercer leurs droits prévus dans le Règlement.

Lors d’opération de support du client via l’assistance en ligne (Helpdesk) concernant le traitement de données à caractère personnel (Problème sur le module de statistiques, questions relatives à la définition des gagnants, etc.) – Qualifio se doit d’identifier l’utilisateur à l’origine de la demande d’assistance. L’email du demandeur doit avoir le nom de domaine du client et doit avoir les droits d’exports dans l’application Qualifio défini par les administrateurs de son compte. Le cas échéant, Qualifio est autorisé à traiter la demande d’assistance du Client et, si nécessaire, effectue un transfert de données via les procédures sécurisées (automatiques ou manuelles) mises en place par Qualifio.

2.3. Prise de mesures techniques et organisationnelles 

Qualifio prend des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du Traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques. 

Ces mesures seront disponibles au sein de la “Boîte à outils RGPD”.

2.4. Respect des articles 32 à 36 du Règlement

Compte tenu de la nature du Traitement et des informations à sa disposition, Qualifio s’engage, à la demande du Client, à aider ce dernier à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du Règlement. Cette assistance pourra être facturée en régie par Qualifio sur base des taux en vigueur disponibles sur demande, si cette assistance nécessite plus de deux (2) heures de prestations au sein des équipes de Qualifio.

2.5. Tenue d’un registre de Traitement

Qualifio s’engage à tenir un registre des activités de Traitement, conforme à l’article 30.2 du Règlement, de toutes les catégories d’activités de Traitement effectuées pour le compte du Client.

2.6. Protection dès la conception et par défaut

Qualifio s’engage finalement à prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des Données dès la conception et de protection des Données par défaut.

2.7. Exercice des droits des personnes 

Qualifio s’engage à aider, dans la mesure du possible, le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits prévus par les Lois Applicables y compris le RGPD. Lorsque les personnes concernées exercent auprès de Qualifio des demandes d’exercice de leurs droits, Qualifio doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à [email protected].

2.8. Coopération avec l’Autorité de contrôle compétente

Qualifio s’engage à coopérer avec l’Autorité de contrôle compétente, à la demande de celle-ci ou à la demande du responsable de traitement, dans l’exécution de ses missions.

En outre, Qualifio met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le Client ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.

2.9. Communication à des tiers 

Qualifio ne communique pas à des tiers des données à caractère personnel qui ont été mises à sa disposition par un tiers à moins : (i) qu’il ne s’agisse d’un sous-traitant secondaire approuvé par le Client ; ou (ii) que ladite communication soit imposée par la loi ou en vertu de celle-ci. 

Toute communication légalement obligatoire des données à caractère personnel à des tiers doit être préalablement portée à la connaissance du responsable de traitement.

2.10. Back-up des données 

Qualifio s’engage à ne pas faire de copie des données mises à sa disposition, sauf en vue d’un back-up, si cela s’avère indispensable lors de l’exécution de la mission. Excepté dans le cadre du back-up de la base de données, Qualifio s’engage à ne pas faire d’autres copies de données mises à sa disposition par le Client.

3. OBLIGATIONS DU CLIENT

3.1. Documentation des instructions 

Le Client s’engage à documenter par écrit toute instruction concernant le Traitement des Données. Le Client reste seul responsable de la bonne communication de ces instructions à Qualifio. Qualifio ne peut jamais être tenu pour responsable du non-respect des instructions du Client si celles-ci ne lui ont pas été transmises par écrit, de manière lisible et compréhensible par le Client. 

Par défaut, les instructions du Client sont celles indiquées dans les présentes CGV ou dans les conditions particulières.

3.2. Interdiction de Traitement des catégories particulières de Données

Le Client s’interdit, dans le cadre de l’utilisation du Logiciel Qualifio, d’effectuer des Traitements portant sur des catégories particulières de Données à caractère personnel, à savoir tout Traitement de Données à caractère personnel qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le Traitement des Données génétiques, des Données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des Données concernant la santé ou des Données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

3.3. Interdiction de Traitements de Données de paiement

Le Client s’interdit, dans le cadre de l’utilisation du Logiciel Qualifio, de traiter les Données de Paiement, à savoir le numéro de carte de crédit, le numéro CVV, le numéro IBAN, le numéro de compte bancaire, ou toute information relative au compte financier.

3.4. Information et base légale de traitement

Il appartient au Client de s’assurer de la licéité de chaque Traitement, d’informer les personnes concernées de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible en des termes clairs et simples.

4. SOUS-TRAITANCE

4.1. Par Qualifio 

Qualifio peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, le « Sous-Traitant Ultérieur ») pour mener des activités de Traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement, et à travers un message présent dans le Logiciel, le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres Sous-Traitants Ultérieurs. Le Client dispose d’un délai maximum de trente (30) jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections par écrit, étant entendu que ces objections doivent revêtir un caractère raisonnable. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le Client n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu.

Si le Client s’oppose expressément au changement de Sous-traitant dans les conditions et le délai précités et si aucune solution n’a pu être trouvée, le Client peut décider de mettre un terme au contrat avec Qualifio moyennant un préavis écrit de trente (30) jours ouvrables. Dans ce cas, le Client devra payer à Qualifio toutes les prestations déjà effectuées pour son compte jusqu’à la date effective de résiliation. 

Qualifio veillera à imposer à ses Sous-traitants Ultérieurs les mêmes obligations en matière de protection de Données.

Qualifio veillera à conclure un contrat écrit avec les sous-traitants ultérieurs contenant les mêmes obligations que celles fixées pour Qualifio, notamment : 

• Imposer au sous-traitant ultérieur de ne traiter les données à caractère personnel que conformément aux instructions écrites de Qualifio ou du Client ; 
• Prévoir la faculté pour le Client d’auditer ce sous-traitant ultérieur afin de s’assurer de son respect des obligations prévues par le présent contrat. 

Qualifio s’assure que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement des données réponde aux exigences du Règlement.

Qualifio mettra à disposition du Client une liste des sous-traitants disponible à tout moment dans la boîte outil RGPD du Logiciel. En cas de modifications de la liste, les mises à jour seront directement publiées sur la boîte outil RGPD du Logiciel.

4.2. Par le Client 

Dans le cadre de leur relation contractuelle, Qualifio peut être amenée à recommander des sous-traitants au Client, notamment pour assurer le transfert de Données entre Qualifio et les environnements techniques du Client. 

De son côté,  le Client veillera à conclure un contrat  de sous-traitance avec ces sous-traitants, quand bien même ceux-ci auraient été recommandés par Qualifio.

5. VIOLATION DES DONNÉES

Qualifio s’engage à prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de sécuriser les données à caractère personnel et leur traitement ainsi que d’éviter que les données ne soient rendues accessibles à une personne non-autorisée et ne soient utilisées à des fins détournées. Qualifio assure la protection des données à caractère personnel compte tenu de l’état des connaissances et des coûts de mise en œuvre de ces mesures techniques et organisationnelles.

Ces mesures de sécurité pourront notamment être : 

• la pseudonymisation et le chiffrement /cryptage des données à caractère personnel ; 
• les moyens permettant de garantir sur une base permanente la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
• les moyens permettant de rétablir temporairement la disponibilité et l’accès aux données à caractère personnel dans des délais appropriés en cas d’incident technique ou physique ; 
• une procédure visant à tester, analyser et évaluer, à intervalles déterminés, l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement). 

Qualifio prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour veiller à ce que seules les personnes autorisées au sein de Qualifio aient accès aux données à caractère personnel. Qualifio s’engage à respecter la confidentialité des données et impose cette obligation à tous ses membres du personnel. 

Qualifio s’engage à informer les membres du personnel qui ont accès et traitent des données à caractère personnel sur l’importance du respect des dispositions du Règlement. 

Qualifio notifie le Client de toute violation des données dans les meilleurs délais et dans tous les cas dès la confirmation et vérification par Qualifio de la violation en cause, des types de données et Clients impactés. Qualifio notifie la personne de contact du Client par courrier électronique. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette violation à l’Autorité de contrôle compétente et, le cas échéant, aux personnes concernées, endéans les 72 heures de la prise de connaissance de la violation par le Client.

6. DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

6.1. Qualifio  

Conformément à l’article 37 du Règlement, Qualifio a désigné un Délégué à la protection des Données, joignable à l’adresse email suivante : [email protected].

6.2. Le Client

Dans le cadre du Logiciel Qualifio, il relève de la responsabilité du Client de désigner un Délégué à la protection des Données et d’en faire connaître l’identité à Qualifio via la Boîte à outils RGPD, le cas échéant. A défaut,  la personne de contact du Client sera enregistrée en tant que Délégué à la Protection des Données.

7. RESPONSABILITÉ EN MATIÈRE DE TRAITEMENT DES DONNÉES

Sous réserve de ce qui est prévu par l’article 12, les Parties sont responsables, chacune pour ce qui la concerne, du bon respect du Règlement ; les obligations contractuelles liant les Parties ne pouvant jamais faire obstacle à la bonne exécution de leurs obligations légales respectives. 

En tant que responsable de traitement, le Client reste responsable de la gestion, de la collecte et du traitement des données à caractère personnel ainsi que des instructions transmises à Qualifio.

A l’égard des tiers, la responsabilité de Qualifio ne pourra être mise en cause qu’en cas de dommage matériel ou moral du fait d’une violation du Règlement et pour autant que Qualifio n’ait pas respecté les obligations prévues par le Règlement qui incombent spécifiquement aux Sous-Traitants ou si Qualifio a agi en dehors des instructions licites du Client ou contrairement à celles-ci et à moins que Qualifio ne prouve que le fait qui a provoqué le dommage ne lui est nullement imputable.Qualifio ne peut invoquer un manquement par un sous-traitant secondaire à ses obligations découlant du présent contrat pour échapper à ses propres responsabilités. En d’autres termes, Qualifio est responsable devant le Client de la mauvaise exécution des obligations contractuelles de ses propres sous-traitants.

8. DONNÉES DU PERSONNEL DU CLIENT

Lors de l’exécution du Contrat, Qualifio et le Client seront amenés à s’échanger des Données à caractère personnel telles que notamment des Données d’identification et les coordonnées de leurs personnes de contact respectives.

La base juridique de ce Traitement est la bonne exécution du Contrat ou l’exécution de mesures précontractuelles. 

Par ailleurs, dans le strict respect du Règlement, les Données à caractère personnel du personnel du Client pourront être Traitées par Qualifio :

• à des fins de marketing direct non électronique (actions commerciales et promotionnelles, publicités personnalisées, …), en vue d’améliorer la qualité des services et produits de Qualifio et d’améliorer la connaissance par le Client du logiciel Qualifio, d’informer ce dernier à propos de ses activités, produits et services et de lui adresser des offres commerciales, sur base de l’intérêt légitime de Qualifio. 
• à des fins de marketing direct électronique pour des services et produits analogues proposées par Qualifio, en vue d’améliorer la qualité des services et produits de Qualifio et d’améliorer la connaissance par le Client du logiciel Qualifio, d’informer ce dernier à propos de ses activités, produits et services et de lui adresser des offres commerciales, sur base de l’intérêt légitime de Qualifio.
• à des fins de marketing direct électronique pour des offres et services non analogues proposés par Qualifio, lorsque le personnel du Client nous donne, individuellement, son accord pour ce faire

Le personnel du Client conserve toutefois la faculté de s’opposer à tout moment à l’exploitation de ses données à des fins de marketing direct, électronique ou non, soit via un lien de désinscription apparaissant dans les communications envoyées par Qualifio, soit via une simple demande à l’adresse [email protected].

Les Données seront conservées dans le cadre de la durée du Contrat pour la bonne exécution des relations contractuelles ou l’exécution de mesures précontractuelles, prolongée du délai légal de conservation ou du délai de prescription de manière à pouvoir faire face aux demandes ou aux éventuels recours qui seraient engagés après la fin de la relation contractuelle ou après la clôture de la relation contractuelle. 

En tous les cas, les personnes concernées pourront exercer leurs droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation et de portabilité à l’adresse suivante : [email protected].

Afin de pouvoir aider les personnes concernées et lorsque le contexte le justifie, Qualifio doit prendre toutes les mesures raisonnables pour vérifier leur identité. Dans cette optique, lorsqu’un doute raisonnable subsiste quant à l’identité des personnes concernées, Qualifio peut demander de justifier l’identité en fournissant des informations complémentaires, et notamment, si nécessaire, au moyen d’une photocopie recto de la carte d’identité. Si les personnes concernées ne fournissent pas ces informations complémentaires permettant de les identifier, Qualifio n’est pas tenu de donner suite aux demandes d’exercice de droit dès lors que Qualifio n’est pas en mesure d’identifier la personne concernée.

De plus, en cas de violation de ce droit à la protection des Données personnelles, il leur sera possible de porter plainte auprès de l’Autorité de protection des Données. 

9. AUDIT