CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après, « CGV ») sont conclues d’une part par la SA Qualifio (ci-après, « Qualifio ») dont le siège est établi à 16 Place de l’Université, à 1348 Louvain-la-Neuve, inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0822.741.924, et d’autre part le client (ci-après, le « Client »).
Article 1. CHAMP D’APPLICATION
Les CGV s’appliquent à toutes les commandes passées auprès de Qualifio. Une commande n’est valable qu’en cas d’acceptation explicite par le Client d’un devis présenté par Qualifio, dans le délai de validité du devis. Le Client est réputé accepter l’application des présentes CGV dès l’instant où il accepte un devis.
Il peut uniquement être dérogé aux CGV moyennant un accord préalable écrit.
Dans ces CGV, il est entendu par:
« Autorité de contrôle » : l’autorité publique indépendante instituée par un Etat membre en vertu de l’article 51 du Règlement.
« Brief »: document reprenant toutes les informations de la campagne, design inclus.
« Campagne(s) » : les concours, quizz, sondages, votes, questionnaires, enquêtes, etc. disponibles dans le logiciel Qualifio;
« Contenus » : l’ensemble des textes, photos, séquences de sons, vidéos, etc. chargés dans le Logiciel Qualifio par le Client;
« Contrat »: le contrat conclu entre Qualifio et le Client, comprenant les présentes CGV et ses annexes;
« Devis »: le devis présenté par Qualifio relatif aux services à fournir au Client;
« Données » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable», une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale;
« Hébergeur » : tout hébergeur ou hébergeur(s) choisi(s) par Qualifio pour assurer le bon fonctionnement du Logiciel Qualifio;
« Logiciel Qualifio » : le logiciel édité par Qualifio et hébergé se composant de Qualifio Manager (BO) et Qualifio Player (FO) et mis à la disposition du Client dans les conditions définies par le Contrat;
« Règlement » : désigne le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données;
« Responsable du Traitement » : la personne physique ou morale qui seule, ou conjointement avec d’autres, détermine(nt) les finalités et les moyens du Traitement;
« Site »: site du Client, disponible via l’Internet, l’Internet mobile ou une application mobile “native”;
« Service Studio » : service de production de campagnes fourni par Qualifio par lequel Qualifio exploite sa Plateforme pour le compte du Client directement dans le compte du Client;
« Traiter, Traitement » : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données ou des ensembles de Données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction;
« Utilisateur(s) Client » : personne(s) travaillant pour le compte du Client et ayant un accès à Qualifio;
« Utilisateur Final »: internaute web ou mobile qui utilise le site, la page de réseau social ou l’application native du Client;
« Violation des Données à caractère personnel » : toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles Données.
Article 2. OBJET
Les CGV sont destinées à régir les relations entre Qualifio, éditeur du Logiciel Qualifio, et le Client dans le cadre d’une utilisation du Logiciel Qualifio, avec ou sans Service Studio.
Article 3. IDENTIFIANTS ET MOTS DE PASSE
Les identifiants et mots de passe attribués au Client pour l’utilisation du Logiciel Qualifio sont strictement personnels et confidentiels. Chaque Utilisateur doit veiller à la préservation de la confidentialité de son identifiant et de son mot de passe. Le Client est responsable du maintien de la sécurité de son compte et de ses identifiants d’accès.
Qualifio ne peut être tenue responsable des pertes ou dommages résultant du non-respect de cette obligation de sécurité ou de l’utilisation frauduleuse qui est faite du compte. Le Client est ainsi seul responsable de l’utilisation, de la perte et/ou du détournement qui est fait de ses Données.
Article 4. OBLIGATIONS DE QUALIFIO
4.1. Généralités
Sauf disposition expresse contraire, les obligations de Qualifio en vertu des CGV , sont des obligations de moyen.
4.2. Paramétrage du compte Client dans le Logiciel Qualifio (« set up »)
En collaboration avec le Client, Qualifio assurera le paramétrage du compte Client dans le Logiciel Qualifio. A cette fin, le Client répondra aux questions que Qualifio lui adressera relativement au paramétrage. Par “paramétrage”, il y a lieu d’entendre l’adaptation des fonctionnalités existantes du Logiciel Qualifio en fonction des besoins du Client, sans réécriture de tout ou partie du code source.
Les prestations de paramétrage sont décrites dans le Devis et peuvent inclure, notamment et sans que la présente liste ne soit exhaustive, l’ouverture de compte Client, la création de templates spécifiques à l’environnement du Site du Client (dimensions des iFrames, police de caractères, taille des caractères, etc…), de comptes utilisateurs, de Sites, de formulaires, la formation des Utilisateurs Client, des prestations d’interfaçage.
Toute utilisation en production par le Client du Logiciel Qualifio vaut recette du paramétrage par le Client.
4.3. Hébergement des donnés
L’Hébergement du Logiciel Qualifio, des Contenus et des Données collectées dans le cadre de l’utilisation par le Client du Logiciel Qualifio est assuré par l’Hébergeur.
4.4. Maintenance
4.4.1. Généralités
Le présent article définit les modalités applicables à la maintenance des fonctionnalités présentes et futures du Logiciel Qualifio. Seules les prestations de maintenance explicitement décrites sont incluses dans le cadre des CGV.
Les périodes de maintenance impactant la disponibilité du Logiciel Qualifio seront notifiées au Client directement dans la plateforme et via la page status (https://qualifio.status.io) au moins 48 heures avant le lancement de la procédure de maintenance
4.4.2. Maintenance corrective
La maintenance corrective consiste en l’identification et la correction de toute anomalie. L’on entend par anomalie (ci-après, « Anomalie ») dans un ou plusieurs programmes le fait que ce ou ces programmes soit ne se termine(nt) pas correctement, soit livre(nt) des résultats erronés, alors que le Logiciel Qualifio dans son ensemble est correctement configuré et paramétré.
Le Client signalera, dans les meilleurs délais, à Qualifio, au travers de l’assistance en ligne contenue dans le Logiciel Qualifio, les Anomalies qu’il constaterait. Il veillera à fournir à Qualifio toutes les informations demandées et prendra toutes les mesures préconisées par Qualifio pour permettre à celle-ci d’identifier les causes de l’Anomalie.
L’assistance en ligne (Qualifio Helpdesk) est disponible du lundi au vendredi de 9:00 à 18:00 CET via le Logiciel Qualifio.
La maintenance corrective ne couvre pas : le support du Site internet du Client, son réseau (proxy), son environnement technique, l’adaptation du Logiciel Qualifio à un paramétrage autre que le paramétrage initial. De même, la maintenance ne couvre pas les erreurs de manipulation des Utilisateurs, la mauvaise appréciation par le Client des paramétrages qui lui sont propres, les systèmes tiers.
4.4.3. Maintenance évolutive
Qualifio dispose du droit de faire évoluer le Logiciel Qualifio à son entière discrétion, sous réserve que les évolutions apportées assurent la continuité fonctionnelle de la précédente version et n’en dégradent pas les performances. En cas de modification majeure apportée aux fonctionnalités du Logiciel Qualifio, Qualifio mettra à disposition du Client la documentation correspondante sous la forme de FAQ dans le Logiciel Qualifio lui-même.
4.5. Niveau de service
Qualifio garantit un niveau de disponibilité mensuel des campagnes publiées via le Logiciel Qualifio de 99,5%. Les pourcentages d’uptime sont disponibles à la demande du Client via l’assistance en ligne. Par niveau de disponibilité, il est entendu la possibilité pour un participant de participer à une campagne, de l’écran d'accueil à l’écran de sortie des campagnes.
En cas de non atteinte de ce taux de disponibilité au cours d’un mois calendaire donné, le Client devra le signaler par écrit à Qualifio au plus tard dans les 30 jours suivant la fin du mois. Qualifio disposera alors d’un délai d’un mois pour atteindre ce taux de disponibilité quotidienne défini.
Dans le cas où, à l’issue d’un deuxième mois calendaire consécutif, et à compter de celui-ci, Qualifio n’atteindrait pas le taux de disponibilité défini, et sur réception d’une nouvelle notification écrite du Client, ce dernier pourra réclamer des pénalités selon les modalités suivantes, et ce à l’exception de toute autre indemnité : 2% du montant de facturation mensuelle (prix total de la license divisée par le nombre de mois) si le taux de disponibilité est inférieur à 99,5% ;
5% du montant de facturation mensuelle (prix total de la license divisé par le nombre de mois) si le taux de disponibilité est inférieur à 97% ;
10% de facturation mensuelle (prix total de la license divisé par le nombre de mois) si le taux de disponibilité est inférieur à 95%. Le montant des pénalités ne pourra en aucun cas être supérieur à dix pour cent (10%) du montant de facturation mensuelle.
Article 5. OBLIGATIONS DU CLIENT
5.1. Collaboration et information
Le Client s’engage à collaborer étroitement avec Qualifio pour l’exécution du Contrat et veillera à désigner en son sein un responsable chargé d’assurer la communication avec les services de Qualifio. Les coordonnées de cette personne seront mentionnées dans le Devis.
5.2. Paiement de la rémunération de Qualifio
Le Client veillera au paiement à Qualifio de la rémunération telle que fixée dans le Devis.
5.3. Conditions d’utilisation
Dans le cas de l’organisation d’un jeu-concours, le Client est seul responsable de la conformité du jeu-concours par rapport aux lois et règlements en vigueur. Le Client est responsable de la rédaction et publication d’un règlement.
Le Client s’interdit expressément d’utiliser le Logiciel Qualifio en dehors du Périmètre d’utilisation prévu dans le Devis. A défaut, le Client sera redevable d’une indemnité irréductible et forfaitaire de 10.000,00 EUR par atteinte constatée, sans préjudice du droit de Qualifio de poursuivre la réparation complète de son dommage.
Article 6. SERVICES PREMIUM « STUDIO »
6.1. Préambule
Le « Service Studio » est service de production de campagnes fourni par Qualifio par lequel Qualifio exploite sa Plateforme pour le compte du Client directement dans le compte du Client.
Ce service inclut:
L’envoi d’un Brief au Client qui sera complété par celui-ci ;
La sélection de fonctionnalités nécessaires basées sur le Brief (formulaire d’identification, opt-ins, canal de publication, etc.);
L’intégration de tous les textes dans la Campagne;
La création et intégration du design.
6.2. Procédure & Livraison
Le Service Studio débute par un premier contact entre le Client et Qualifio. Suite à cette discussion, Qualifio enverra un Brief au Client qui devra être complété par celui-ci.
Une fois le Brief renvoyé à Qualifio, il devra encore être analysé et approuvé par les deux Parties.
Le Brief inclut le type de campagne, le flow de la campagne ainsi que les dates.
Un Devis sera ensuite envoyé par Qualifio au Client. Une fois que le Devis est validé par le Client, le projet sera considéré comme « confirmé ».
L’équipe Studio Qualifio ne commencera la production de la Campagne qu’une fois le Devis validé, le Brief approuvé et entièrement complété ainsi qu’après réception de tous les textes, éléments design pour la création du Layout, par le Client (image, couleurs, police,...).
Sur base du Brief, l’équipe Studio Qualifio proposera un Layout au Client qui pourra ensuite l’approuver ou ou demander des changements lesquelles mèneront alors à l’établissement d’un second Layout.
Seulement deux propositions de Layout sont incluses dans le Service Studio. Si aucune des deux premières propositions n’est validée par le Client, la troisième et les suivantes lui seront facturées à un taux de 110,00 EUR par heure (TVA non incluse).
Une fois que le Layout a été approuvé, l’équipe Studio intégrera le contenu dans la Campagne. Le Client est alors autorisé à demander jusqu’à trois (3) modifications. Dès la quatrième demande, ceux-ci seront facturés à un taux en vigueur.
Tout changement majeur qui n’est pas inclus dans le Brief initial (changement du format/ flow/ concept de Campagne) mènera à l’établissement d’un nouveau Devis après analyse de l’impact du travail en nombre d’heures humaines.
Préalablement à la publication finale de la Campagne en ligne, Qualifio enverra au Client un lien de preview qui lui permettra de tester une dernière fois la campagne. Qualifio enverra également une URL dans le cas d’un mini site ou un code javascript lorsqu’il s’agit d’un Iframe.
Le Client devra alors vérifier et tester la Campagne jusqu’à la fin ainsi qu’expérimenter tous les scénarios (gagnants, perdants, etc.) sur tous les supports (ordinateur, téléphone et tablette).
Suite à cela, le Client enverra par email une validation finale des textes, du design, des intégrations techniques et intégrations liées à un partenaire tierce, du contenu des emails envoyés si configurés dans la Campagne ainsi que les instructions de mise en ligne de la campagne. A l’expiration d’un délai d’un jour ouvrable, le c-Client est présumé avoir validé la campagne et celle-ci pourra être mise en ligne.
6.3. Plans de taggage - tracking
Lorsque le Client demande qu’un plan de tracking ou de taggage soit ajouté à la Campagne Studio, toutes les informations nécessaires pour la mise en place de ce plan doivent être envoyées au même moment que le Brief.
Dépendant de la complexité du plan, des frais additionnels pourront être facturés au taux en vigueur Le Client est responsable de la phase de test de ce plan de tracking et de taggage.
Qualifio ne peut en aucun cas être tenue responsable si le plan ne fonctionne pas comme prévu une fois que la campagne est publiée. Si du soutien technique devait être fourni par Qualifio une fois que la Campagne est effective, cela sera facturé au taux en vigueur.
6.4. Activation des intégrations techniques
Il relève de la responsabilité du Client de s’assurer que les différentes intégrations permettant de connecter les Données de Qualifio vers d’autres plateformes techniques soient correctement activées dans les Campagnes: CRM, integration, webhook, Single Sign-On, DMP, etc.
6.5. Gift Planning
Dans les formats “instants gagnants” (par exemple, mais non limité, Instants Gagnants, Jackpot, Roue de la Fortune, etc.), un gift planning est mis en place dans la Campagne pour déterminer quand les cadeaux seront attribués aux gagnants. Une fois que la Campagne aura commencé, le gift planning ne pourra plus être modifié.
6.6. Propriété intellectuelle
Qualifio conserve la propriété de tous les développements standards qu’elle a réalisés pour le compte du Client et peut librement réutiliser les idées, concepts même si le Service Studio a été commandé et payé pour et par le Client.
6.7. Responsabilité
Durant tout le service, le Client reste seul responsable de la mise en ligne de la Campagne, de son Contenu et de la Campagne en elle-même.
Article 7. CONDITIONS FINANCIÈRES, FACTURATION ET DÉLAIS DE PAIEMENT
7.1. Conditions financières et de facturation
Les conditions financières et de facturation sont fixées dans le Devis.
7.2. Délais de paiement
Sauf indication contraire dans le Devis, les factures de Qualifio sont payables à trente (30) jours à compter de la date d’émission de la facture, sans escompte et au siège de Qualifio.
A défaut de paiement, de tout ou partie d’une somme due à échéance, et après mise en demeure, Qualifio se réserve le droit (i) de majorer ledit montant d’un intérêt, conformément à la législation en vigueur, sans préjudice de son droit de poursuivre un dédommagement raisonnable pour tous frais de recouvrement encourus suite au retard de paiement (ii) de faire apparaître une alerte dans la partie Qualifio Manager du Logiciel Qualifio précisant qu’à défaut de paiement, le compte Client sera suspendu.
Si dans les quatorze (14) jours qui suivent l’envoi d’une seconde mise en demeure par courrier recommandé, aucun paiement n’est intervenu au siège de Qualifio, cette dernière sera fondée à suspendre l’accès au Logiciel Qualifio pour tous les Utilisateurs Client.
Toute contestation de facture doit être adressée par lettre recommandée. L’absence de contestation d’une facture dans un délai de 15 jours présume de son acceptation. En cas de litige survenant entre parties, quel que soit la source du litige et nonobstant son existence, les factures non contestées au moment de la survenance du litige doivent être payées. Il ne peut y avoir de compensation entre d’éventuels dommages et intérêts réclamés par le Client et les factures non contestées.
Article 8. RÉSILIATION
8.1. Résiliation
Le Contrat sera valablement résilié par le Client sans indemnité si la notification parvient par recommandé à Qualifio au plus tard trois (3) mois calendaires avant la date de fin de collaboration telle qu’indiquée dans le Devis.
8.2. Résiliation pour manquement
En cas de manquement d’une des parties à l’une des obligations mises à sa charge en vertu du Contrat, l’autre partie pourra constater la résiliation du Contrat, aux torts de la partie fautive, si celle-ci reste encore en défaut d’exécuter ses obligations trente (30) jours calendaires après avoir fait l’objet d’une mise en demeure précise à ce sujet, notifiée par lettre recommandée, sans préjudice de son droit de poursuivre la réparation intégrale de son dommage.
8.3. Clauses résolutoires expresses
Le Contrat pourra être résolu par l’une des parties avec effet immédiat et de plein droit moyennant notification écrite à l'autre partie, dans les cas suivants :
- en cas de faute grave de l’autre partie ;
- si l’autre partie est déclarée en faillite ou est admise en procédure de réorganisation judiciaire, ou devient insolvable ou réalise un transfert en faveur de créancier ou un arrangement général avec des créanciers ou en cas de mauvais état irrémédiable des affaires de l’autre partie;
- si l’autre partie cesse ses activités ou adopte une résolution en vue d’une dissolution ou d’une liquidation ;
Article 9. CONFIDENTIALITÉ
Les parties s’engagent à maintenir confidentiels et à ne pas divulguer à des tiers toutes les informations et/ou documents dont elles pourraient avoir connaissance dans le cadre du présent Contrat. D’une manière générale, toutes les informations et/ou documents, fichiers, base de Données, etc. échangés entre les Parties sont présumés être confidentiels.
L’obligation de confidentialité prévue au présent Contrat persiste aussi longtemps que les informations en question gardent leur caractère confidentiel, y compris au-delà de la date de fin du Contrat.
A l’échéance du Contrat, les Parties se remettront réciproquement toutes les copies et tous les documents échangés et considérés comme confidentiels par les Parties.
Article 10. USAGE DE LA RÉFÉRENCE CLIENT
Afin d’assurer la promotion de ses services sur son site web et/ou sur toute autre documentation commerciale, Qualifio pourra utiliser les références du Client.
Article 11. DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Au regard du Règlement et en ce qui concerne le Traitement des Données, Qualifio agira en qualité de Sous-traitant et le Client en qualité de Responsable de Traitement.
Conformément au Règlement, Qualifio s’engage à ne Traiter les Données que, et dans la seule mesure nécessaire, aux fins d’exécutions des services, décrits dans le Contrat. Sauf accord exprès, préalable et écrit du Client, Qualifio s’interdit de Traiter les Données à d’autres fins.
11.1. Durée, nature et finalités, les types de Données à caractère personnel, les catégories de personnes concernées
11.1.1. Catégories de Données
Les Données Traitées peuvent être de différentes catégories, telles que:
Données d’identification ;
Coordonnées;
Données relatives aux caractéristiques personnelles;
Données relatives aux loisirs et intérêts;
Données relatives aux études, à la formation et au travail;
Données relatives aux habitudes et style de vie.
11.1.2. Catégorie de personnes concernées
Les Données à caractère personnel Traitées peuvent concerner différentes catégories de personnes, telles que :
des clients et prospects du Client;
des employés du Client;
des fournisseurs du Client.
11.1.3. Durée du Traitement
Durant la prestation de services relatifs au Traitement de ces Données, la durée de conservation des Données est gérée directement par le Client au travers de la « Boîte à outils RGPD » disponible au sein du Logiciel. La période de conservation des Données pouvant être fixée par le Client est toutefois limitée à 24 mois.
Cette durée de 24 mois est d’ailleurs fixée par défaut dans la "Boîte à outils RGPD" et correspond ainsi à la durée maximale de conservation.
Il relèvera donc de la responsabilité du Client d’adapter la durée en fonction de sa politique de rétention des Données.
A l'échéance du délai de 24 mois établi par défaut ou du délai fixé par le Client, celui-ci ne pourra plus accéder à ses Données.
En tout état de cause, Qualifio s'engage à supprimer définitivement ces Données de son Manager au plus tard six (6) mois suivant le moment de conservation fixé par le Client.
11.1.4. Nature et finalité du Traitement
Les Données à caractère personnel sont traitées pour la fourniture des services tels que décrits dans le Devis.
Le Traitement consiste en toute activité de Traitement des Données effectuée selon les instructions du Client et nécessaire à la fourniture des services au Client.
11.2. Obligations de Qualifio
11.2.1. Conservation du consentement
Qualifio s’assurera de conserver la preuve technique du consentement des Utilisateurs Finaux, pour autant que le Client n’ait pas supprimé le profil de l’Utilisateur Final.
11.2.2. Assistance du Client
Qualifio s’engage à assister le Client, à sa demande et dans toute la mesure du possible, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les Utilisateurs Finaux saisissent le Client en vue d’exercer leurs droits prévus dans le Règlement.
11.2.3. Prise de mesures techniques et organisationnelles
Qualifio prend des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du Traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques.
Ces mesures seront disponibles au sein de la “Boîte à outils RGPD”.
Qualifio s’engage à assurer une séparation complète entre ses propres Données, celles de ses autres clients et celles du Client lui-même.
11.2.4. Respect des articles 32 à 36 du Règlement
Compte tenu de la nature du Traitement et des informations à sa disposition, Qualifio s’engage, à la demande du Client, à aider ce dernier à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du Règlement. Cette assistance pourra être facturée en régie par Qualifio sur base des taux en vigueur disponibles sur demande, si cette assistance nécessite plus de deux (2) heures de prestations au sein des équipes de Qualifio.
11.2.5. Tenue d’un registre de Traitement
Qualifio s’engage à tenir un registre des activités de Traitement, conforme à l’article 30.2 du Règlement, de toutes les catégories d’activités de Traitement effectuées pour le compte du Client.
11.2.6. Protection dès la conception et par défaut
Qualifio s’engage finalement à prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des Données dès la conception et de protection des Données par défaut.
Article 11.3. Obligations du Client
11.3.1. Documentation des instructions
Le Client s’engage à documenter par écrit toute instruction concernant le Traitement des Données.
Par défaut, les instructions du Client sont celles indiquées à l’article 11.1. des présentes CGV.
11.3.2. Interdiction de Traitement des catégories particulières de Données
Le Client s’interdit, dans le cadre de l’utilisation du Logiciel Qualifio, d’effectuer des Traitements portant sur des catégories particulières de Données à caractère personnel, à savoir tout Traitement de Données à caractère personnel qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le Traitement des Données génétiques, des Données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des Données concernant la santé ou des Données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
11.3.3. Information et consentement de la personne concernée
Il appartient au Client de s’assurer de la licéité de chaque Traitement, d’informer les personnes concernées de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible en des termes clairs et simples.
11.4. Sous-traitance
11.4.1. Par Qualifio
Qualifio peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, le « Sous-Traitant Ultérieur ») pour mener des activités de Traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par le biais de la Boîte à outils RGPD le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres Sous-Traitants Ultérieurs. Le Client dispose d’un délai maximum de trente (30) jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le Client n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu.
Qualifio veillera à imposer à ses Sous-traitants Ultérieurs les mêmes obligations en matière de protection de Données.
11.4.2. Par le Client
Dans le cadre de leur relation contractuelle, Qualifio peut être amenée à recommander des sous-traitants au Client, notamment pour assurer le transfert de Données entre Qualifio et les environnements techniques du Client.
De son côté, le Client veillera à conclure un contrat de sous-traitance avec ces sous-traitants, quand bien même ceux-ci auraient été recommandés par Qualifio.
11.5. Violation des Données
Qualifio notifie au Client toute Violation de Données dans un délai maximum de 48 heures, à partir du moment où il en a connaissance et par email à l’attention de la personne de contact du Client. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette Violation à l’Autorité de contrôle compétente.
11.6. Délégué à la protection des Données
11.6.1. Qualifio
Conformément à l’article 37 du Règlement, Qualifio a désigné un Délégué à la protection des Données, joignable à l’adresse email suivante : dpo@qualifio.com.
11.6.2. Le Client
Dans le cadre du Logiciel Qualifio, il relève de la responsabilité du Client de désigner un Délégué à la protection des Données et d’en faire connaître l’identité à Qualifio via la Boîte à outils RGPD. A défaut, la personne de contact du Client sera enregistrée en tant que Délégué à la Protection des Données.
11.7. Responsabilité en matière de Traitement des Données
Sous réserve de ce qui est prévu par l’article 12, les Parties sont responsables, chacune pour ce qui la concerne, du bon respect du Règlement ; les obligations contractuelles liant les Parties ne pouvant jamais faire obstacle à la bonne exécution de leurs obligations légales respectives.
A l’égard des tiers, la responsabilité de Qualifio ne pourra être mise en cause qu’en cas de dommage matériel ou moral du fait d’une violation du Règlement et pour autant que Qualifio n’ait pas respecté les obligations prévues par le Règlement qui incombent spécifiquement aux Sous-Traitants ou si Qualifio a agi en dehors des instructions licites du Client ou contrairement à celles-ci et à moins que Qualifio ne prouve que le fait qui a provoqué le dommage ne lui est nullement imputable.
11.8. Données du personnel du Client
Lors de l’exécution du Contrat, Qualifio et le Client seront amenés à s’échanger des Données à caractère personnel telles que notamment des Données d’identification et les coordonnées de leurs personnes de contact respectives.
La base juridique de ce Traitement est la bonne exécution du Contrat ou l'exécution de mesures précontractuelles.
Les Données à caractère personnel pourront également être Traitées par Qualifio à des fins de marketing direct (actions commerciales, publicités personnalisées, …), en vue d'améliorer sa connaissance du Client, d’informer ce dernier à propos de ses activités, produits et services et de lui adresser des offres commerciales. Dans ce dernier cas, la base légale du Traitement sera l’intérêt légitime de Qualifio.
Les Données seront conservées dans le cadre de la durée du Contrat pour la bonne exécution des relations contractuelles ou l’exécution de mesures précontractuelles, prolongée du délai légal de conservation ou du délai de prescription de manière à pouvoir faire face aux demandes ou aux éventuels recours qui seraient engagés après la fin de la relation contractuelle ou après la clôture de la relation contractuelle.
En tous les cas, les personnes concernées pourront exercer leurs droits d'accès, de rectification, de suppression, d'opposition, de limitation et de portabilité à l’adresse suivante : dpo@qualifio.com en fournissant une photocopie de leur pièce d'identité ou un document équivalent et en identifiant le droit demandé. De plus, en cas de violation de ce droit à la protection des Données personnelles, il leur sera possible de porter plainte auprès de l'Autorité de protection des Données.
Article 12. RESPONSABILITÉ
Qualifio ne sera tenue que de sa faute prouvée. Seuls les dommages directs pourront, le cas échéant, faire l’objet d’une réparation, à l’exclusion des dommages indirects tels que, notamment, sans que la présente liste ne soit exhaustive, la perte de clientèle, la perte d’exploitation, le dommage à la réputation.
En toute hypothèse, la responsabilité de Qualifio sera limitée au montant payé par le Client en exécution du présent Contrat.
Lorsque la durée du Contrat excède une année, la responsabilité sera quant à elle limitée au montant payé en exécution du Contrat au cours des douze (12) mois précédents l’événement litigieux.
Le Client est conscient, et accepte que les réseaux puissent avoir des capacités de transmission inégales et des politiques d’utilisation propres. Nul ne peut garantir le bon fonctionnement d’Internet dans son ensemble et des réseaux entrants et sortants. Le Client renonce dès lors à rechercher la responsabilité de Qualifio de ce chef.
Article 13. AUDIT
Dans le cas où une procédure d’audit serait exigée dans le cadre du Contrat par le Client, ce dernier veillera à (i) en informer Qualifio au moins cinq (5) jours ouvrables avant, (ii) à ce que ladite procédure n’interfère pas de manière déraisonnable avec les activités de Qualifio. Toute procédure d’audit sera prise exclusivement en charge par le Client.
Toute procédure d’audit qui nécessiterait l’implication de ressources techniques de Qualifio sera facturée suivant le tarif en vigueur disponible sur demande.
Le Client s’engage à communiquer à Qualifio une copie du rapport d’audit et à permettre, le cas échéant, à Qualifio de pouvoir y répondre.
Article 14. PROPRIÉTÉ
14.1. Propriété des Données
Le Client est seul propriétaire des Données transmises à Qualifio ou introduites dans le Logiciel Qualifio tant avant que pendant l’exécution du Contrat. Qualifio s’interdit de les transmettre à un tiers, sauf à la demande expresse du Client.
Le Client garantit Qualifio contre tout recours de tiers, y compris de personnes concernées au sens de la législation applicable au Traitement de Données à caractère personnel.
14.2. Propriété intellectuelle
14.2.1. Propriété des Contenus
Le Client est seul responsable et garantit Qualifio du Contenu informationnel qu’il lui transmet ou qu’il charge dans le Logiciel Qualifio. Il s’engage à se conformer à toutes les règles et règlements qui pourraient empêcher, limiter ou réglementer la diffusion d’une information.
Les Contenus chargés par le Client relève de sa responsabilité exclusive. Qualifio ne peut en aucun cas être tenue à aucune obligation concernant les Contenus chargés par le Client sur le Logiciel Qualifio. Qualifio s’interdit d’utiliser les Contenus et les Données collectées dans le cadre de l’utilisation par le Client du Logiciel Qualifio.
Le Client garantit Qualifio que les droits dont il dispose sur les Contenus ne portent notamment pas atteinte aux droits de propriété intellectuelle de tiers.
14.2.2. Propriété du Logiciel Qualifio
Les licences concédées par le Contrat n’autorisent que l’usage non exclusif, interne et à titre personnel par le Client des fonctionnalités du Logiciel Qualifio, et ce dans les limites du périmètre défini dans le Devis. Sauf ce droit d’utilisation, elles ne confèrent au Client aucun droit de propriété ou d’une autre nature.
Qualifio garantit que les licences concédées par le Contrat, ainsi que la documentation associée ou tout service fourni par Qualifio dans le cadre du Contrat, ne portent pas atteinte aux droits de propriété intellectuelle de tiers.
Qualifio conserve également la propriété de tous les développements standards ou spécifiques qu’elle réalise et peut librement réutiliser les idées, concepts, méthodes, know-how, ou techniques se rapportant à la programmation ou aux Traitements de Données découverts ou mis au point à l’occasion de l’exécution de quelque prestation que ce soit, quand bien même la prestation aurait été commandée et payée par le Client.
Le Client s’interdit enfin d’utiliser les spécifications des applications concédées pour créer ou permettre la création d’une application ayant la même destination.
14.2.3. Propriétés des méthodes
Les parties restent respectivement propriétaires des outils et méthodes utilisées ou réalisées par elles aux fins de l’exécution du présent Contrat.
Article 15. OBLIGATIONS DES COLLABORATEURS
Chaque partie s’engage également à ce que ses collaborateurs, sous-traitants et salariés respectent les obligations issues du Contrat.
Article 16. SOUS-TRAITANCE
Sans préjudice des obligations prévues à l’article 11 « Données à caractère personnel », Qualifio est libre de sous-traiter l’exécution de ses obligations prévues dans le Contrat à tout sous-traitant de son choix, et ce sans l’accord écrit et préalable du Client.
Article 17. FORCE MAJEURE
Tout élément en dehors du contrôle de l’une ou l’autre partie et contre lequel elle n’a pas pu raisonnablement se prémunir constitue un cas de force majeure et suspend à ce titre les obligations découlant du Contrat.
Toutefois, au cas où cette suspension se poursuivrait au-delà de trois (3) mois, chacune des parties se réserve la possibilité de résilier le présent Contrat sans indemnité après un délai d’un (1) mois suite à l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception notifiant sa décision.
Les parties admettent entre elles, sans que cette liste ne soit limitative, que ressortent soit de la force majeure, soit du fait d’un tiers, les dommages trouvant leur origine ou leur cause dans :
Un arrêt de fourniture d’énergie (telle que l’électricité) ; Une défaillance des réseaux;
Une guerre civile ou étrangère;
Une perte de connectivité Internet dues aux opérateurs publics et privés dont dépend Qualifio;
Une perte de la licence des applications mises à disposition, sous réserve que la perte ne soit pas imputable à la faute de Qualifio.
Article 18. SÉPARABILITÉ
Au cas où une stipulation viendrait à être jugée nulle ou inopposable, cela n’entraînera pas la nullité ou l’inopposabilité du Contrat qui subsistera pour le surplus, la stipulation nulle ou inopposable étant remplacée par une autre dont les effets seront aussi proches que possible de ceux de cette stipulation.
Dans ce cas, les Parties s’engagent à la première demande de l’une d’entre elles à substituer à la clause litigieuse une clause pourvue d’effets économiques équivalents, dont la validité ou l’opposabilité ne serait plus remise en cause, et/ou à compléter le cas échéant le Contrat conformément à l’esprit de celui-ci.
Article 19. ELECTION DE DOMICILE
Toute communication entre les Parties sera faite valablement à l’adresse du siège social de chaque entreprise. Toute modification de ces adresses devra, pour être valable, être communiquée sans retard à l’autre Partie.
En cas de notification par lettre recommandée, celle-ci sera réputée effectuée et prendra cours à la date du dépôt à la poste, le cachet de la poste faisant foi à cet égard.
Article 20. LITIGES, LOI APPLICABLE ET JURIDICTIONS COMPÉTENTES
Le Contrat est soumis dans son intégralité à la loi belge.
Si les Parties n’arrivent pas à régler leur litige par voie amiable, elles conviennent de soumettre tout litige, controverse ou réclamation relatif au Contrat à la compétence exclusive des juridictions du Brabant Wallon, ce même en cas d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.
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