Campañas emailing: 3 consejos de conformidad con el RGPD

Llegó el momento, la cuenta atrás ya ha comenzado: estamos a algo más de un mes para la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Se trata de la nueva normativa europea en materia de protección de datos que aporta numerosos cambios clave que los profesionales del marketing deben conocer. Se aplicará a todas las empresas, con independencia de su país de origen, que recojan o traten datos de ciudadanos europeos.

En el marco de esta nueva legislación, deberemos asegurarnos de que las campañas de emailing cumplen con la normativa. En el supuesto de que no se cumpla el RGPD, las sanciones pueden llegar a ser muy graves: hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio global. Pero no te preocupes, queremos acompañarte durante este proceso de adaptación y, para ello, te ofrecemos 3 consejos clave para crear campañas de emailing con total tranquilidad y con arreglo al RGPD.

Tip #1: HACER DEL CONSENTIMIENTO TU NUEVA CONSIGNA

El texto indica que “el consentimiento debe darse mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada, e inequívoca del interesado de aceptar el tratamiento de datos de carácter personal que le conciernen”. Sobre el RGPD, deberás poder probar que las personas a las que envías los emails han dado previamente su consentimiento para recibirlos.

Por lo tanto, se acabó eso de incluir casillas ya marcadas en la parte inferior de los formularios. Con vistas a estar seguros de que se implantan las mejores prácticas por cuanto respecta al consentimiento, te recomendamos que implementes un sistema de doble opt-in, aunque el RGPD no obligue a ello. Supone la obtención en dos tiempos de la confirmación del consentimiento del internauta antes de añadirlo a una de las listas de destinatarios.

La primera vez, cuando rellena un formulario:

y, la segunda vez, a través de un email de confirmación, solicitándole, a modo de ejemplo, que haga clic en un enlace. Con el sistema de doble opt-in, no queda ninguna duda respecto de la voluntad del destinatario.

De esta manera, podrás demostrar fácilmente que has contado con el consentimiento de los internautas. No obstante, conviene tener en cuenta que el RGPD se aplica al conjunto de los datos y no únicamente a aquellos que se hayan recopilado después de la entrada en vigor del texto. Así pues, deberás poder probar que tus actuales contactos han otorgado el consentimiento explícito. En caso de que sea necesario, puedes lanzar desde ahora campañas de opt-in para obtener el consentimiento.

Tip #2: SIMPLIFICAR LA SOLICITUD PARA CANCELAR LA SUSCRIPCIÓN

Con la entrada en vigor del RGPD, deberás asimismo asegurarte de incluir un enlace para darse de baja de la suscripción en todas tus campañas de emailing. En realidad, esto ya es obligatorio pero a partir del 25 de mayo de 2018 se impondrán sanciones en caso de incumplimiento.

En consecuencia, deberás asegurarte de que tus contactos cuentan con un sistema adecuado que permita cursar la baja con vistas a cumplir con la nueva normativa. El proceso de baja de la suscripción debe ser claro y sencillo. Será necesario incluir un enlace de baja de la suscripción visible en cada uno de los emails a través del cual tu suscriptor podrá: darse de baja de esa comunicación de marketing concreta, darse de baja de todas las comunicaciones y ponerse en contacto con una dirección de email a la que responder. Además, no hay que olvidar que cuando una persona cancela su suscripción, ya no hay motivos para conservar sus datos y, en consecuencia, deben eliminarse.

Permitir que tus contactos puedan darse de baja con la misma facilidad que se suscribieron es muy importante para garantizar el cumplimiento del RGPD. Todo ello puede asimismo suponer una oportunidad de marketing para las empresas. En efecto, al ser menos las personas no interesadas que figuran en tus listas de contactos, los email marketing se dirigirán únicamente a aquellas personas que estén realmente interesadas en tus contenidos, lo que sin duda conlleva una tasa de apertura y de clics más significativos.

Tip #3: RESPETAR LOS NUEVOS DERECHOS DE LOS CONSUMIDORES

El RGPD tiene por objeto que los consumidores vuelvan a ser los propietarios de sus datos personales. En concreto, esto supone que un internauta podrá exigir en particular que una empresa modifique o elimine todos aquellos datos que le afecten. Se trata de una forma de derecho al olvido que en la práctica antes no existía.

De este modo, te recomendamos que compruebes todos tus procedimientos en materia de datos personales de los usuarios y que te asegures de que tienes los medios para garantizar que se están respetando todos tus derechos: derecho de acceso, derecho de rectificación, derecho al olvido, derecho a la limitación del tratamiento de los datos, derecho a la portabilidad de los datos y derecho de oposición.

Tras recibir una de sus comunicaciones, los destinatarios tienen que poder hacer valer fácilmente sus derechos. Por lo tanto, es necesario que actualices tu aviso legal con vistas a que consten claramente qué pasos deben darse así como, a modo de ejemplo, la persona de contacto y sus datos (puede ser la persona a cargo del tratamiento operativo de los datos, es decir el responsable de email marketing, o bien el Data Protection Officer).

Julie Paci es Marketing Manager de Francia en Mailjet, líder europeo del cloud emailing, que ofrece una plataforma única para realizar envíos de email marketing y transaccionales. Mailjet destaca por haber obtenido la certificación ISO 27001 y la conformidad con el RGPD, ofreciendo de este modo a sus clientes el nivel más elevado de seguridad y de confidencialidad de los datos.